Ce inseama Excelenta Proceselor in viziunea IBPE?

Cand vorbesti despre excelenta proceselor, oamenii se impart in 3 categorii:

  • cei care se gandesc la metodologii precum Lean, Kaizen, Six Sigma, etc;
  • cei care nu cunosc despre ce este vorba insa stiu din start ca nu se poate pentru ca nu exista excelenta;
  • cei care nu stiu despre ce este vorba, sunt interesati sa afle.

Excelenta proceselor nu este despre perfectiune, nu este despre o anume metodologie sau instrument. Excelenta proceselor este despre a mentine o afacere profitabila in conditiile schimbarilor tehnologice, a schimbarilor din piata si a evolutiei cerintelor clientilor.

Cei mai multi se gandesc ca este foarte greu sa ai o idee de afaceri. Cei care au incercat, admit ca idei de afaceri gasesti. Este suficient sa iti deschizi mintea spre astfel de oportunitati. Ca atunci cand iti cumperi un Duster rosu si apoi incepi sa vezi tot mai multe masini Duster rosu. Ele au existat si inainte, doar ca tu nu ai fost pregatit sa le vezi. La fel se intampla si cu ideile de afaceri. Este suficient sa te uiti in jur si sigur gasesti cateva idei de afaceri. Poti sa deschizi o covrigarie langa o alta covrigarie. Nu este un lucru rau! Pentru ca in felul acesta, va conta ce oferi, dar si cum oferi. Este suficient sa te gandesti la o afacere si sa incerci sa incepi o afacere si vei incepe sa vezi idei de afaceri peste tot in jurul tau.

In prezent este mult mai usor sa infiintezi o companie si sa incepi o afacere. Insa provocarile de abia acum incep!

Este foarte greu sa faci o afacere sa fie profitabila. Trebuie sa oferi ceva, sa gasesti primul client, urmatorul client, etc. Si sa continui in acest mod pana cand atingi pragul de rentabilitate, adica atunci cand incasarile acopera toate cheltuielile cu materiale, salarii, utilitati, taxe, etc si mai si ramane ceva. Este greu, insa nici aceasta nu este partea grea.

Etapa cea mai dificila este sa mentii acea afacere profitabila. Este nevoie sa stabilesti o serie de activitati recurente care realizate in fiecare zi, in fiecare luna sa conduca la atingerea acelui obiectiv anual care inseamna incasari mai mari decat cheltuieli. Cu cat diferenta este mai mare, cu atat profitul este mai mare.

De aici incolo, ai nevoie de Excelenta Proceselor!

Afacerea reprezinta procese

Atunci cand faci o cotatie de pret, iei in consideratie costul materialelor, forta de munca, utilitatile, taxele, etc. la un moment dat. Dupa 1 an de zile, daca nu s-a intamplat nici o imbunatatire in cadrul proceselor, compania incepe deja sa piarda. Intr-un an se schimba legislatia, variaza inflatia si trebuie sa cresti salariile, cresc costurile materialelor.

Daca compania vinde cu acelasi pret stabilit in urma cu 1 an, atunci incepe sa piarda intrucat toate costurile au crescut. Daca compania alege sa creasca pretul de vanzare, pe termen lung va pierde clienti, ceea ce insemna micsorarea profitului. Singura varianta este sa evaluezi procesele la fiperiodic si sa identifici ce poate fi realizat altfel astfel incat sa te coste mai putin. Poate fi vorba despre aplicatii inteligente, despre instrumente noi, despre echipamente noi, despre procese automatizate, etc.

Exista o vorba care spune ca diavolul sta in micile detalii. Instructiunile de lucru, standardele, fisele tehnologice, etc, toate reprezinta acele mici detalii care daca nu sunt actualizate in mod constant pot sa conduca la pierderi importante. Ele reprezinta acele caramizi cu care se construieste fundatia companiei.

Procesele sunt afacerea noastra! Job-ul nostru este sa realizam tocmai aceasta analiza si actualizare periodica pentru ca afacerea sa ramana profitabila.  Noi nu avem si alte sarcini de serviciu asa cum au angajatii companiei. Procesele sunt jobul nostru!

Afacerea prin proiecte

Pentru a mentine afacerea profitabila, din cand in cand sunt necesare proiectele. Pot fi mai mici, sau pot fi proiecte care necesita investitii. In cadrul unei companii, in fiecare an exista o serie de proiecte in derulare. Ele trebuie sa aduca beneficiul pentru care s-a luat decizia de implementare.

Greu pana obtii aprobarea sau investitia, dar si mai greu sa monitorizezi. Cel mai greu este sa pastrezi totul scris astfel incat sa fie o lectie invatata pentru viitor. Orice problema apare intr-o companie reprezinta rezultatul unui proces care nu este gestionat bine.

Procesele si proiectele sunt afacerea noastra! Job-ul nostru este sa realizam acele analize care sa documenteze nevoia, sa intocmim documentatia, sa monitorizam portofoliul de proiecte si sa documentam lectia invatata. Proiectele trebuie sa ajute si sa sustina afacerea sa ramana profitabila!

Afacerea este un sistem complex

Afacerea este un sistem. Resursele de care acest sistem dispune sunt: umane, materiale si tehnice, financiare si informatii. Resursele umane folosesc resursele materiale, tehnice si informatiile pentru a le transforma in ceva care se poate vinde. Resursele financiare sunt folosite pentru a achizitiona materialele, baza tehnica si uneori informatiile.

Exista o echipa – top management- care trebuie sa se asigure ca aceste resurse sunt utilizate eficient si eficace.

O afacere este ca o barca. Fiecare angajat are sarcinile si responsabilitatile sale. Directorul este cel care este responsabil de excelenta pentru intreaga companie. Pentru a putea face acest lucru trebuie sa se asigure ca resursele companiei sunt folosite astfel incat compania sa urmeze drumul stabilit de strategia.

Afacerea este ca o barca care trebuie sa inainteze intr-o anumita directie

Uneori, echipa de management devine atat de implicata in activitatea de zi cu zi incat renunta la responsabilitatea principala din dorinta de a depasi momentul de criza. Toata lumea munceste din greu, insa barca – compania- nu merge in directia dorita.

In astfel de momente, echipa are nevoie de un ajutor extern. Acel ajutor extern trebuie sa arate echipei unde greseste, sa invete echipa acolo unde nu stie, sa ajute echipa atunci cand nu poate. Acel ajutor extern este Business Coach-ul, adica profesor, instructor, antrenor, consultant, angajat, fiecare dintre ele, insa nicunul dintre ele.

Procesele sunt afacerea noastra!  Noi evaluam modul in care strategia, nevoile si planurile sunt aliniate. Atunci cand compania nu avanseaza in directia stabilita de strategie, o decizie trebuie luata si echipa de management are nevoie de ajutor.

Leave a Comment