In situatii dificile, este responsabilitatea liderilor sa ofere sprijin si speranta angajatilor si sa duca afacerea mai departe. Actionari sau angajati, nu au nevoie de oameni care sa se lamenteze. Au nevoie de oameni care sa le dea incredere, sa le spuna ce sa faca, iar ei vor face.
Au mai fost si alte crize, insa niciodata nu a fost ca acum. Cum am ajuns in aceasta situatie? Ce am facut sau mai corect ar fi sa ne intrebam ce nu am facut. Ce ar fi trebuit sa facem si cand ar fi trebuit sa facem, astfel incat compania sa fie in continuare bine?
Pentru a putea raspunde la intrebari de acest gen si la altele mult mai complexe, ar trebui sa stim cum ruleaza sistemul (afacerea) in ansamblu si procesele, in particular.
Daca vrei ca afacerea sa fie bine maine, trebuie sa incepi sa lucrezi de azi.
Cand lucrurile merg bine si este liniste, infiintam Departamentul Imbunatatire Continua. Cand compania cunoaste o criza, dizolvam acest department. Cate companii si cati manageri nu gandesc in acest mod! Motivul sau motivele sunt bine ascunse. De multe ori, acest department a fost infiintat doar pentru ca este la moda si “da bine”. In alte cazuri acest department nu a prea reusit sa obtina niste “economii vizibile, palpabile”.
Insa pentru ce este nevoie de imbunatatire continua?
Nu stiu altii ce cred, insa rolul acestui department este sa conduca schimbarea. Este responsabilitatea lui sa pregateasca compania pentru orice situatie de criza. (Bineinteles, daca este lasat!) Acum este una dintre acele crize in care trebuie sa analizezi procesele, sa vezi pe unde se “scurg” banii. Sa reduci ce se poate reduce si sa renunti la ce se poate renunta. Daca ai un astfel de departament, trebuie sa ii sporesti puterile. Daca nu ai un astfel de departament, trebuie sa infiintezi unul. Pe principiul: cine are, sa si-l creasca, cine nu are, sa isi cumpere! Pana il infiintezi, trebuie sa gasesti o modalitate sa analizeie procesele. Chiar daca nu intentionezi sa infiintezi un astfel de department, tot trebuie sa analizezi procesele.
Reprezentarea proceselor te ajuta sa reduci cheltuielile. In acest moment este nevoie mai mult ca niciodata sa vezi unde se duc banii, care sunt partile care nu mai servesc nevoilor afacerii.
Reprezentarea proceselor te ajuta sa reorganizezi afacerea. Cu tot ceea ce se intampla in acest moment in piata, este posibil ca afacerea sa aiba nevoie de alte abilitati. Este cel mai bun moment sa incepi sa instruiesti angajatii pentru joburi noi. Este momentul sa ii distribui pe alte posturi, sa incepi sa gandesti cum sa faci lucrurile altfel. Poate renunti la unele echipamente, sau poate le reorganizezi. Poate nu mai ai nevoie de tot spatiul!
Reprezentarea proceselor te ajuta sa exploatezi fiecare oportunitate care se ofera afacerii. Mi s-a intamplat de multe ori sa intru intr-un restaurant si sa nu pot sa comand o limonada cu apa minerala. Restaurantul servea limonada, insa cu apa plata. Am cerut apa separat de celelalte ingrediente si am comandat si apa minerala. Unii au acceptat, altii au refuzat. Cine isi permite acum sa refuze un client doar pentru ca vrea o limonada cu apa minerala in loc de apa plata? Este un moment in care sa te folosesti de fiecare oportunitate pe care afacerea o primeste. (Nu am ales la intamplare acest exemplu!).
Mai intai este procesul si apoi departamentul. Indiferent de dimensiunea companiei, de numarul clientilor sau de cifra de afaceri, orice afacere are la baza un sistem de procese. Achizitii, productie, marketing, vanzari, HR, supply chain, commercial, tehnic, etc – toate aceste procese exista in orice afacere. Uneori ele sunt controlate de companie. Alterori se deruleaza la voia intamplarii, fara nici un control. Si astfel se ajunge in situatia in care doi angajati ai aceleasi companii, cu acelasi job, realizeaza munca in mod diferit.
Daca nu stii, nu inseamna ca nu exista! Inseamna, doar, ca afacerea ta pierde!
Cand afacerea devine mai mare si mai complexa, fiecare dintre aceste procese are nevoie de un department care sa il gestioneze. Indiferent de dimensiunea sau de tipul afacerii, procesele exista, guverneaza profitul afacerii si sunt vizibile sau nu. Este responsabilitatea administratorului, a proprietarului afacerii sau a managerului sa se asigure ca procesele sunt documentate.
Chiar si intr-o afacere mica trebuie reprezentat fiecare proces. In acest caz, o singura persoana poate sa ruleaza mai multe procese. Intr-o afacere mare, un proces este rulat de mai multe persoane si este important ca toate acele persoane sa realizeze procesul la fel.
Exista o vorba care spune sa nu pui toate oualele in acelasi cos. Acesta este momentul in care sa imputernicesti departamentul de Imbunatatire Continua si sa ii oferi capacitati suplimentare.
La noi gasesti ajutor, indiferent daca ai o afacere mica sau daca ai un departament pentru imbunatatirea continua a proceselor. Scrie-ne si cu siguranta vei gasi ajutor!