In primul rand, totul s-a schimbat. S-au schimbat clientii, s-a schimbat piata, s-a schimbat tehnologia, s-a schimbat ceea ce determina rezultatele. Si atunci, cum ajuta excelenta proceselor afacerea? Excelenta proceselor nu inseamna perfectiune, ci inseamna perseverenta.
Multi considera excelenta proceselor un moft, o prostie, birocratie si probabil mai sunt multe alte opinii negative. Mai exista si cei care au rezolvat probleme din cadrul afacerilor si care considera excelenta proceselor vitala pentru afaceri. Noi facem parte din ultima categorie, probabil pentru faptul ca am fost parte in relansarea, repozitionarea sau chiar salvarea unor afaceri.
Daca as fi pus un ban deoparte, de fiecare data cand am auzit ::
- stim foarte bine ce avem de facut, doar ca nu avem bani:
- nu gasim angajati, sau nu gasim angajati de calitate,
- nu gasim furnizori seriosi,
- nu avem sufficient spatiu,
- nu avem suficiente echipamente, etc
acum as fi fost unul dintre bogatii lumii.
Pentru cei mai multi, excelenta proceselor se aplica doar in productie, insa rezultatele din productie se obtin prin intermediul proceselor support care asigura materii prime si materiale, utilitati, functionarea echipamentlor si utilajelor, resursele umane necesare, etc.
Prin urmare, productia realizeaza produse de calitate, in timp, cu costuri reduce atunci cand fiecare process are alocata inteligenta, sunt disponibile toate resursele necesare, atunci cand sunt necesare si respectand cerintele de calitate necesare.
Prin excelenta in procese, companii care au fost aproape de faliment, s-au relansat si s-au re-pozitionat in piata. Prin excelenta proceselor companii cu resurse foarte putine reusesc sa aiba castiguri foarte mari si viceversa, companii fara excelenta proceselor, dar cu foarte multe resurse, obtin castiguri foarte mici sau deloc intrucat toata lumea face de toate, insa nimeni nu este responsabil.
Cum stau lucrurile?
In primul rand, totul s-a schimbat. S-au schimbat clientii, s-a schimbat piata, s-a schimbat tehnologia, s-a schimbat ceea ce determina rezultatele. Excelenta proceselor nu inseamna perfectiune, ci inseamna perseverenta. Perseverenta in a obtine un anumit rezultat, adica o anumita performanta.
Fiecare activitate care se realizeaza in cadrul unei afaceri este parte dintr-un process. Fiecare proces are un obiectiv si un rezultat, iar rezultatele tuturor proceselor se combina si se conjuga pentru a determina performanta companiei.
Pentru ce este nevoie de excelenta proceselor?
1. Excelenta Proceselor este pentru acele afaceri care isi doresc sa castige
Nici o afacere nu este suficient de bogata pentru a consuma resursele pentru lucruri inutile sau care nu aduc valoare. Sa nu uitam ca resursele unei afaceri sunt limitate. Profitul depinde de modul in care sunt utilizate aceste resurse. Prin urmare, fiecare afacere trebuie sa aiba un mod stabilit prin care banii clientilor se intorc in cel mai scurt timp posibil in “ buzunarul” companiei. Atunci cand un anumit rezultat nu se mai obtine, te intorci la proces si verifici ce s-a schimbat. De aici incepe excelenta proceselor!
Excelenta proceselor inseamna ordine si disciplina. Trecerea de la un sistem in care nimeni nu este responsabil si fiecare executa activitatile conform propriului nivel de educatie si cunostinte de specialitate necesita vointa, dorinta, perseverenta si determinare.
Diferenta dintre o companie mare si una mica, sau intre o companie de productie si una de servicii nu sta in tipul proceselor, ci in numarul subproceselor. Procesele din cadrul unei afaceri sunt aceleasi, insa cu cat compania creste in dimensiune si complexitate, cu atat creste numarul subproceselor. Un sistem complex care functioneaza foarte bine a fost initial un sistem simplu.
Companiile castigatoare isi cunosc procesele, stiu exact ce face fiecare process in parte si ce este nevoie pentru ca un client sa isi doreasca sa cumpere si, mai ales, sa isi doreasca sa se intoarca.
2. Excelenta proceselor este pentru companiile care isi doresc sa realizeze sarcinile mai usor
Stiinta a demonstrat ca, cu cat avem mai multe optiuni, cu atat avem nevoie de mai mult timp sa analizam si sa luam o decizie. Cu cat sunt mai multe decizii de luat, cu atat lucrurile se misca mai greu, compania devine mai “obosita” si reactioneaza mai greu la provocari. Cu cat oboseala este mai mare cu atat creste riscul ca unele decizii sa fie gresite.
Prin urmare, prin excelenta proceselor, se stabileste cine si ce face astfel incat toate partile implicate sa castige:
- Clientul care isi primeste comanda mai repede, la un nivel de echilibru calitate – cost;
- Compania care castiga intrucat clientul isi doreste sa plateasca si sa mai cumpere;
- Angajatii – daca clientul este multumit si compania castiga, implicit si angajatul castiga.
Asa se naste procesul uzual (standard) care se aplica zilnic. Tot in aceasta etapa se identifica alternative de urmat atunci cand apar abateri de la procesul de baza. Alternativele reprezinta variante de urmat pentru anumite situatii care apar mai rar, inclusive cele care ies total in afara uzualului.
3. Excelenta proceselor este pentru companiile care stiu exact ce vor
Companiile care stiu exact ce vor, proiecteaza invers – pe principiul reverse engineering, adica pleaca de la ceea ce vor sa obtina (rezultat) si dezvolta procesul care va conduce la acel rezultat. Exact ca atunci cand demontezi ceva pe care ulterior vrei sa il re-montezi. Prin excelenta proceselor, companiile beneficiaza de cunostintele celor care au realizat acel lucru anterior. Se poate spune ca cineva a descoperit roata, restul o folosesc in propriul interes.
Dupa ce procesul a fost proiectat, acesta se testeaza. Oricat de multe cunostinte sau oricat de multe scenarii ar fi luate in consideratie, intotdeauna poate sa existe ceva care sa modifice rezultatul.
Pentru acest motiv, este bine ca procesul sa fie verificat si validat. In acest fel se elimina orice variatie si oricine va lucra, va realiza un process in acelasi mod si va obtine acelasi rezultat.
Cum verifici ca ai proiectat si documentat bine procesul? Simplu! Pui documentatia unui necunoscator si il las isa urmeze datele din document. Daca obtine acelasi rezultat, atunci proiectul este proiectat si bine documentat, iar pnetru acest lucru este nevoie de excelenta proceselor.
4. Excelenta proceselor se bazeaza si reprezinta baza pentru planificarea si programarea activitatilor
In Excelenta Proceselor activitatile fiecarui process sunt planificate pe durata unei luni/saptamani/zile. In modul acesta compania stie ce are de facut, ce poate face si ce nu poate face. In functie de situatie, anunta clientul sau ia masuri de remediere.
Tot prin planificare, compania afla daca are suficiente resurse umane si/sau materiale pentru a realiza aceea ce are de facut.
Prin planificare fiecare angajat stie ce are de facut, iar atunci cand angajatii au informatii despre ce/cand/cum si pana cand trebuie sa faca, lucrurile se deruleaza simplu si usor.
5. Excelenta proceselor este pentru companiile ordonate si disciplinate
O companie care stie ce vrea, stie cum poate sa realizeze ceea ce vrea si are cu ce sa realizeze, nu are nici un motiv sa nu fie castigatoare. Iar gustul dulce al succesului nu poate fi echivalat in aceasta lume.
Si pentru ca am amintit despre gustul dulce al succesului, ciocolata reprezinta o tentatie dulce careia ii poti rezista cu greutate. Exista studii care au demonstrat ca daca iti doresti sa reduci cantitatea obisnuita, este suficient sa nu mai ai ciocolata la indemana sau in imediata apropiere. In felul acesta, cantitatea pe care o mananci scade cu pana la 70%.
Mergand pe analogia inversa, daca vrem ca un process sa produca mai mult, atunci ar trebui sa fie organizat astfel incat totul sa fie la indemana. Activitatea se repeta pana cand devine o actiune realizata din inertie. Intr-o astfel de situatie nu mai este nevoie de analiza si decizie si atunci, lucrurile se realizeaza in cel mai scurt timp posibil,
Organizarea proceselor se face astfel incat oricine are nevoie de ceva, sa stie unde gaseste acel lucru in cel mai scurt timp posibil. Organizarea fara disciplina este ca si cum ai incepe o constructie dimineata, pe care in fiecare seara o demolezi, insa continui sa iti doresti si sa incerci sa obtii constructia la sfarsitul zilei.
6. Excelenta proceselor inseamna automatizare si digitalizare
Asa cum spuneam mai sus, totul s-a schimbat. Tehnologia s-a schimbat astfel incat, acum poti sa realizezi anumite activitati repetive care nu necesita gandire si luarea unei decizii prin automatizare. Prin digitalizare orice se poate realiza in mod automat si simplu, indiferent daca este vorba despre planificare, repetitivitate, etc.
Grupeaza – atunci cand este vorba despre a realiza o anumita activitate sau parte a unui process, organizeaza totul intr-o anumita zona, astfel incat atunci cand trebuie sa initiezi acea secventa a procesului, sa gasesti toate informatiile intr-un singur loc.
Hai sa ne oprim pentru o secunda.
Excelenta proceselor inseamna sa proiectezi procese astfel incat alegerile in interesul afacerii sa se realizeze usor. Este un cumul de instrumente si cunostinte de managementul si administrarea afacerilor, care lucreaza in interesul afacerilor, indiferent de domeniu de activitate sau dimensiunea afacerii. Despre asta este vorba atunci cand vorbim despre excelenta proceselor. excelenta proceselor a inceput cu nevoia nei afaceri care trecea printr-o provocare mare.
Partea cu adevarat interesanta in excelenta proceselor este ca poate aduce imbunatatirea continua a rezultatelor, doar prin disciplina si repetarea activitatilor. Excelenta proceselor elimina cheltuielile inutile, conduce la a produce mai mult si mai bun in interesul clientului, are ca efect cresterea moralului angajatilor.