Cum crestem competentele angajatilor?

Sarcina unui manager, indiferent de pozitia lui pe scara ierarhica, este mult mai mare decat conditia lui umana. Desi, de multe ori nu stie, un manager pune in miscare intreaga lume indiferent daca urmareste excelenta si performanta sau nu. De cele mai multe ori nu vedem sau nu realizam dimensiunea actiunilor noastre.

      Noile tehnologii ne ajuta sa facem mai repede, insa nu ne ajuta sa realizam mai mult. Pare ca timpul este mai putin. Nu mai gasim angajati cu competente. Nu mai avem timp sa construim competentele angajatilor.

      Factorii interni si externi care au adus domeniul de afaceri in aceasta situatie sunt importanti pentru a sti ce greseli trebuie evitate in viitor. Insa situatia trebuie rezolvata in prezent!

      Vremurile s-au schimbat, lucrurile s-au schimbat, tehnologiile s-au schimbat, problemele revin ciclic. Afacerile s-au mai confruntat in trecut cu problema numarului redus de forta de munca si cu o forta de munca cu competente slabe, daca nu chiar competente inexistente. Ca intotdeauna, nevoia naste si solutii.

Invata din trecut

       Daca s-a gasit o solutie in urma cu 70 ani, de ce nu ar folosi companiile acea solutie? De cele mai multe ori, raspunsul este usor complicat. Pe de o parte, nu sunt multi cei care stiu ca a mai existat o astfel de problema in trecut. Pe de alta parte solutia este prea simpla! In final, sa fie considerata o solutie care consuma timp.

       In timpul celui de al II-lea Razboi Mondial, “Muncitorii calificati erau trimisi din uzina pe campul de lupta si din ce in ce mai multe masini erau operate treptat de femei si de barbati fara experienta. In mod firesc, aceasta stare de lucruri a facut ca nevoia de metode standard de lucru sa fie si mai mare.“ (Taiichi Ohno)

       Solutia gasita la acel moment a fost intocmirea de instructiuni de lucru si/sau standarde de lucru. In felul acesta, orice nou venit avea posibilitatea sa execute activitatile precum un specialist. Compania nu pierdea timp, nivel de calitate, etc. Orice nou venit, chiar fara calificare putea sa invete intr-o perioada relativ scurta sa lucreze eficient.

Care sunt nevoile companiei

       Fiecare companie este unica in felul ei, datorita culturii, prin urmare solutia trebuie sa fie “croita” in conformitate cu nevoile companiei.

      Nu toate companiile au nevoie de angajati care sa stie sa calculeze o integrala de suprafata sau de volum. Companiile au nevoie de cunostinte si abilitati care sa fie in conformitate cu domeniul lor de activitate. Nu este nevoie ca fiecare companie sa isi infiinteze o scoala de meserii. Acestea incep sa aduca rezultate in cativa ani, iar nevoia companiilor este in prezent.

       Nevoia este intotdeauna mama inovatiei, iar inovatia inseamna sa gasesti o solutie noua aplicabila.

Ce trebuie sa stim despre instructiunea de lucru?

        O instructiune sau un standard de lucru nu pot fi scrise intr-un birou. Ele trebuie sa fie testate efectiv acolo unde se aplica, la fata locului. Trebuie sa fie revizuite ori de cate ori se schimba ceva in cadrul procesului de lucru. Aceste instructiuni si standarde trebuie sa fie realizate de catre persoane specializate in aceasta privinta. Instructiunea sau standardul de lucru trebuie sa foloseasca un limbaj care sa fie usor de inteles de oricine.

       Sarcina unui supervizor, a unui sef de echipa (team leader) sau sef de departament este sa isi instruiasca subordonatii. Nu trebuie sa fie nevoie de mai mult de 3 zile pentru a instrui un angajat in ceea ce priveste proceduri corecte de lucru.

      Instructiunea de lucru ofera informatii clare despre secventa operatiilor sau ordinea in care se realizeaza activitatile, despre verificari si miscari cheie si astfel angajatul invata repede cum sa evite refacerea unei activitati realizate gresit. Acestia (supervisor, sef echipa sau sef department) trebuie sa mearga efectiv si sa ii invete unde gasesc informatiile corecte. O astfel de abordare intareste increderea in superior, insa ii da posibilitatea acestuia sa isi invete subordonatii sa se ajute intre ei.

     In aria direct productiva, operatorii invata efectiv ceea ce trebuie sa faca. In zona indirect productiva sau a departamentelor suport, trebuie sa existe 2 tipuri. Instructiuni/standarde de lucru pentru angajatii departamentului, dar si instructiuni de lucru pentru ceilalti care au nevoie de servicii suport. De ex. o solicitare de achizitie trebuie sa fie completata de cel care are nevoie si apoi trebuie sa fie procesata de un angajat din departamentul achizitii. Pentru fiecare situatie trebuie sa existe o instructiune separata.

De ce este nevoie de standard de lucru

      Cuvantul de ordine pentru acest an este simplificare. Un studiu al Gallup Organization a scos in evidenta faptul ca atunci cand este la inceput (nou venit sau proaspat avansat) nevoile unui angajat sunt minime. Este interesat de cat va castiga si cand trebuie sa ajunga la job. Vrea sa stie cat timp are nevoie sa ajunga la serviciu si unde va fi amplasat postul sau de lucru.

     In general, angajatul este interesat ce obtine prin acest job. Insa, mai are nevoie sa stie exact ce se asteapta sa faca la locul de munca si daca are echipamentul, materialele si informatiile necesare pentru a-si indeplini corect munca. Nimic nu este mai dulce decat gustul reusitei, atunci cand stii ca ai facut ceea ce se astepta de la tine.

     Daca un angajat stie ce are de facut si are la dispozitie instrumentele cu care sa realizeze acest lucru, atunci este asigurata baza pentru a avea un angajat motivat, productiv, eficient, si chiar eficace. Este doar baza! Conteaza ce se intampla mai departe.

     Inainte de incheiere

Avem roboti care raspund la intrebari, avem drone cu care se pot face livrari rapide. Avem automobilul electric, iar telefonul mobil nu mai reprezinta de mult ceva extraordinar.

      Trebuie sa simplificam modul in care aducem, pastram si recompensam angajatii. Mare parte din valoarea unei companii este reprezentata de mintile si inteligenta angajatilor.

      Atunci cand un angajat decide sa paraseasca compania, duce cu el si o parte din valoarea acesteia. Uneori, aceasta valoare care pleaca merge la o companie rivala. Astazi, mai mult ca niciodata, pentru o companie, pierderea angajatilor inseamna pierderea unei parti din valoarea sa.

      Foarte important este ce face compania si managerul direct pentru acel angajat.

*********************************************

     Afacerea si meseria noastra sunt procesele. Noi realizam “radiografia” proceselor si a afacerii, intocmim si actualizam instructiunile si standardele de lucru. Oricand ai o intrebare, poti sa ne intrebi. Ne gasesti pe FB sau pe LinkedIn iar pe blogul nostru vei gasi multe idei si informatii care s-au nascut din practica.

Leave a Comment

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *