Cum implementezi 5S cu beneficii maxime?
5S este un instrument parte a metodologiei Lean/Kaizen care urmareste optimizarea spatiilor/posturilor de lucru, eliminarea pierderilor din cadrul proceselor care se deruleaza in cadrul afacerii, dezvoltarea de obiceiuri noi de lucru in randul angajatilor pentru cresterea eficientei. Aceasta a inceput sa fie dezvoltata in anii 1970 de catre Toyota Motor Corporation, iar de la definitivare a fost adoptata de catre multe companii din diferite industrii sau domenii de activitate.
Ce este 5S?
Obiectivul principal a fost eficientizarea procesului de productie si realizarea produselor folosind fluxul One-Piece-Flow sau Just-in-Time (cum mai este larg cunoscut) care presupune transformarea materiei prime in produse finite gata pentru vanzare. Scopul a fost acela de a tine banii cat mai putin blocati in parti, subansamble sau produse care nu se vand in detrimental altora care sunt solicitate de catre client.
Metodologia isi trage denumirea din faptul ca ea consta din 5 pasi consecutivi ciclici, care in limba japoneza incep cu litera S: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke.
Pentru a traduce in limba romana este dificil de gasit 5 cuvinte care sa inceapa cu litera S si sa aiba acelasi inteles, insa s-a pastrat denumirea de Metodologia 5S iar cei 5 pasi se traduc astfel: Sortare, Ordonare, Curatenie, Standardizare si mentinere.
De asemenea, aceasta metodologie ofera independenta angajatilor. Toti angajatii au aceeasi definitie a ceea ce inseamna in afara standardului pentru o anumita zona si pot lua masuri rapid, fara a astepta verificarea unui sef de echipa/inginer/maistru/middle manager. Pe masura ce problemele se rezolva, acest lucru creaza conditiile necesare in care fiecare angajat identifica criterii care determina motivare sustenabila.
In esenta reprezinta o metodologie prin care:
– angajatii invata sa vada si sa identifice ceea ce este important si aduce valoare adaugata,
– invata sa vada si sa gandeasca ca niste ingineri de proces cu inalta calificare;
– devin inovativi in crearea de noi standarde de lucru care sa fie aplicate zilnic;
– deprind obiceuiri noi in respectarea standardelor si mentinerea nivelului atins.
Cum implementezi 5S cu beneficii maxime?
De-a lungul timpului, implementarea metodologiei 5S s-a realizat in diferite moduri in functie, insa cele mai reprezentative sunt urmatoarele:
- 5S doar pentru productie;
- Implementare cate un S/an;
- Implementare incepand cu un proiect pilot.
1. 5S doar pentru productie
Desi au trecut multe decenii de cand Toyota a dezvoltat metodologia, iar tehnologia a avansat si s-a dezvoltat foarte mult, inca sunt multe companii care aleg sa implementeze 5S doar in zonele de productie.
In aceste cazuri, sunt situatii in care standardizarea este dusa la extrem, iar pentru mentinerea unui standard se consuma prea mult timp, in timp ce activitatea din departamentele support in care se realizeaza activitatile care sustin productia si fara de care productia nu ar putea sa se realizeze in conditii optime, raman la fel de “organizate traditional”.
Aceasta abordare creaza frustrare in randul angajatilor din zona de productie (indifferent de nivelul ierarhic), intrucat odata ce invata sa vada activitatile cu valoare adaugata, observa si activitatile care nu aduc valoare din cadrul celorlalte departamente. Si atunci, angajatii din productie isi pun intrebarea de ce nu se aliniaza intreaga companie la acest comportament si la aceasta abordare. In timp, aceasta abordare conduce la demotivare, iar rezultatele sunt dificil de mentinut.
2. Implementare in 5 ani
Implementarea intr-un cincinal, consta, in fapt din implementarea a cate unui pas (cate un S)/an pe durata unui an.
In primul an se implementeaza primul S: Sortare.
Timp de 1 an, in fiecare zi, fiecare angajat realizeaza aceasta operatiune. Timp de aproximativ 270 zile (daca scadem zilele libere de la sfarsitul saptamanii) angajatii realizeaza o activitate a carei utilitate nu o vad. In scurt timp, indeplinirea activitatii devine iritanta si de fiecare data angajatii se intreaba “pentru ce sa realizam o activitate, care doar ne consuma timp si nu ne ajuta cu nimic?”.
Oare cine are rabdare sa realizeze o activitate careia nu ii vede utilitatea pentru 1 an? Dar pentru 5 ani?
Daca exista perseverenta, anul urmator toti angajatii vor realiza activitatea de ordonare. Si aceasta va deveni curand o activitate agasanta si dificil de mentinut.
In final, sunt necesari 5 ani de perseverenta si rabdare pentru a putea vedea beneficiile pe care implementarea acestei metodologii le adduce. Este dificil sa ai rabdare 5*270 zile si sa faci acelasi lucru continuu, sperand ca la un moment dat iti va aduce beneficii.
In realitate, cu toate auditurile si sistemul de management implementat, cu toate bonusurile si/sau pedepsele, angajatii creaza un sistem artificial prin care raporteaza anumite rezultate astfel incat “sefii sa fie multumiti, iar ei sa fie lasati in pace”. Si tot astfel, o metodologie care a fost creata pentru eficientizare, devine consumatoare de resurse fara a aduce beneficii.
In conditiile in care piata si clientii au solicitari si asteptari tot mai inalte si toti se asteapta sa obtii rezultate intr-un timp mai scurt, ca manager sau ca angajat, este dificil sa sustii o astfel de implementare.
3. Implementare prin proiecte
A treia abordare si cea mai adecvata intrucat aduce beneficii rapid iar angajatii o accepta si o mentin cu usurinta este implementarea intr-o zona pilot. Acesta este raspunsul la intrebarea din titlu ” Cum implementezi 5S cu beneficii maxime?”.
Se stabileste o zona in care se va implementa primul proiect, este nominalizata echipa de implementare iar la sfarsitul unui workshop de 2-3 zile (in functie de dimensiunea zonei), avem o zona ordonat si organizata, cu un plan de actiune clar definit care in scurt timp va conduce la rezultatele asteptate.
Odata ce angajatii constata beneficiile, le este mai usor sa mentina standardul.
Curand, angajati din alte zone isi vad colegii mai relaxati si mai veseli si incep sa isi doreasca si ei.
Aceasta abordare are avantajul ca aduce beneficii rapid, iar angajatii din zona respectiva incep sa fie vizibil mai relaxati, sa obtina rezultate mai usor. Atunci cand sunt intrebati, ei vorbesc despre metodologia care s-a implementat si despre cum i-a ajutat. Cea mai buna modalitate de marketing este “din vorba in vorba” si reprezinta cea mai buna modalitate de a reduce la maxim rezistenta la schimbare.
Din acest moment, se poate construi planul de extindere in cadrul intregii companii atat in productie cat si in toate departamentele suport.
Concluzie
Metodologia 5S reprezinta un instrument pentru schimbare, iar schimbarea este acceptata mai usor atunci cand pot sa vad rapid rezultatele si sa raspund la intrebarea ‘”si eu ce castig?” .
Dintre cele 3 abordari, ultima produce rezultate in cel mai scurt timp, cu rezistenta minima la schimbare si cu beneficii maxime. In locul unei sarcini stabilite de sus in jos, de la conducere catre primul nivel al ierarhiei, aceasta se transforma intr-o dorinta de jos in sus, ca o dorinta a angajatilor pentru a le fi mai bine.
Speram ca am oferit suficiente informatii care sa fie de folos pentru a raspunde la intrebari precum:
Cum crestem eficienta?
Cum motivam angajatii?
Cum organizam mai bine?
Cum folosim un spatiu mai mic pentru a realiza mai mult?