De ce nu au timp angajatii?

In aceste vremuri in care totul se schimba si incertitudinea ajunge la un nivel foarte mare suntem ocupati sa fim ocupati. Facem lucrurile mai repede, insa aceasta nu inseamna ca si realizam mai mult. Fara sa fim constienti, am complicat totul si continuam sa complicam. Apoi ne intrebam de ce nu au timp angajatii. Este usor ca angajatii sa isi piarda concentrarea, sa fie distrasi si sa devina foarte buni in a fi ocupati.

Insa de ce sa urmareasca angajatii sa fie foarte ocupati realizand lucruri inutile? Cei mai multi nu concept asa ceva, iar atunci cand cineva are un astfel de gand, este foarte rapid etichetat. Pentru ca daca nu stim, inseamna ca nu exista!

Care este avantajul concurential de care orice companie are nevoie?

  Nu are nici un rost sa fii ocupat tot timpul sa faci ceva despre care sa constati ca nu este bine. In felul acesta irosesti timpul, talentul si energia oamenilor. Iar astazi, in economia de piata actuala, energia fiecarui angajat reprezinta un avantaj in afaceri. Poti sa ai doar genii in companie, pot sa existe oportunitati minunate pentru cresterea si dezvoltarea afacerii si poti chiar sa ai planuri pentru a beneficia de acele oportunitati, insa daca angajatii nu au energie in fiecare zi, lucrurile nu se realizeaza.

Nimeni nu isi doreste sa isi petreaca intreaga zi de munca facand ceva care la sfarsitul zilei sa se demonstreze a fi gresit. Nimeni nu isi doreste ca ziua urmatoare sa inceapa sa faca acelasi lucru, desi stie ca nu aduce rezultate. Chiar daca este greu de crezut si acceptat, totusi se intampla. Suntem ocupati sa fim ocupati!

Cu toate schimbarile care au loc in piata, dar si in cadrul afacerii si in companie, este extrem de usor ca oamenii sa intampine blocaje care sa ii dirijeze in directii gresite. Cu cat lucrurile devin mai complexe, cu atat energia angajatilor devine mai mica. Complexitatea consuma energia.

Diferenta dintre o companie mare si una mica este numarul de procese

La inceput cand afacerea este foarte mica, exista un singur om care se ocupa de tot. El este cel care pune lucrurile cap la cap si le impinge inainte. Pe masura ce creste afacerea, incepe sa creasca si echipa. Cu cat creste oferta companiei, cu atat creste si numarul proceselor iar intregul sistem care este afacerea devine foarte complex.

Cel care initial s-a ocupat de afacere nu a avut timp sa documenteze ceea ce face. Cu toate acestea, in mintea lui totul a fost foarte bine organizat. Primeste comanda, verifica materialele, realizeaza produsele, livreaza, incaseaza. Se asigura ca are facturi pentru tot ce a cumparat si a emis facturi pentru tot ce a vandut. Se asigura ca toate taxele si furnizorii sunt platiti, etc.

Uneori, mai uita ceva si atunci mai aduce pe cineva sa il ajute. Se gandeste ca ar trebui sa existe o reprezentare pe hartie a tot cee ace se intampla insa el nu are timp. Va angaja candva pe cineva.

Lucrurile continua, afacerea creste, compania creste si ea. Fondatorul se gandeste ca fiecare superior si-a reprezentat procesul. Insa omite ca un proces nu incepe si nu se termina intr-un department. Vine si acel moment in care se creeaza un post pentru ca cineva sa se ocupe de proces. Apoi se creeaza un department. Lucrurile devin mai complexe si mai complexe. Apar tot felul de situatii si infiintam puncta de control.

Se ajunge astfel, in situatia in care motivul si obiectivul procesului sunt destul de vagi si indepartate. In cadrul companiei se vorbeste despre managementul timpului si despre stabilirea prioritatilor. Acum totul se reduce la individ. Insa nimeni nu isi pune intrebarea daca toate acele activitati chiar aduc valoare companie. Complexitatea ajunge la un nivel foarte inalt. Si astfel ajungem sa fim prea ocupati sa fim ocupati.

Ce poate face compania?

Pentru a avea timp, compania, trebuie sa treaca de la o complexitate foarte mare la simplitate. Bineinteles, ideal ar fi ca toti angajatii de la baza companiei si pana la varf sa citeasca, sa se documenteze, sa invete, sa inteleaga si sa comunice intre ei, va puteti imagina ce forta creativa s-ar dezlantui! Insa, bineinteles ca acesta este cazul ideal, care nu se poate intampla!

Ceea ce se poate face, insa, este sa indepartam toate activitatile care consuma timp, bani si energie din cadrul proceselor, iar pentru asta este nevoie de “poza procesului”. Dupa cum spune si numele, aceasta este o “radiografie”, o imagine a unui proces.

Poti sa realizezi o imagine focalizata asupra unui punct sau poti sa realizezi o imagine mai larga, in functie de nevoie. Aceasta imagine da posibilitatea echipei sa elimine toate activitatile care consuma timp si nu conduc la nici un rezultat. Cu cat mai multe activitati nesemnificative sunt eliminate, cu atat mai mult timp vor avea angajatii. Si astfel nu vor mai fi ocupati sa fie ocupati.

De aceea este foarte important ca angajatii sa cunoasca procesul in care lucreaza si sa inteleaga cum se intrepatrunde procesul lui cu alte procese din cadrul afacerii, sa inteleaga care este impactul activitatilor pe care le realizeaza. In acest mod, fiecare angajat se poate concentra sa obtina rezultate reale care sa conduca la indeplinirea obiectivelor companiei.

Pentru a avea timp, compania trebuie sa reduca complexitatea. Daca compania are timp, nu mai are nevoie sa creasca numarul angajatilor. De fiecare data cand aud nu am timp, ma gandesc cat de ridicat este nivelul de complexitate al proceselor afacerii si ma intreb cand s-a realizat ultima data o “radiografie a proceselor”.

Pentru a avea timp, trebuie sa trecem de la complexitate la simplitate!

*********************************************

Afacerea si meseria noastra sunt procesele. Noi realizam “radiografia”proceselor si a afacerii. Oricand ai o intrebare, poti sa ne intrebi. Ne gasesti pe FB sau pe LinkedIn iar pe blogul nostru vei gasi multe idei si informatii care s-au nascut din practica.

Leave a Comment

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *