De ce nu produce rezultate auditul 5S

Audit-ul 5S este folosit in multe companii ca un instrument pentru a imbunatati rezultatele. Uneori, Audit-ul 5S este folosit pentru a stimula creativitatea angajatilor sau pentru a obtine rezultate mai bune in imbunatatirea continua. De ce nu produce rezultate auditul 5S?

Cum a devenit Toyota lider mondial

La acest moment, orice manager cunoaste faptul ca Toyota Motor Company a devenit una dintre cele mai mari companii din lume si lider in productia si vanzarea de autovehicule datorita sistemului sau de productie (TPS – Toyota Prodution System).

In timp, companii rivale precum Chrysler, Daimler, Ford si General Motors au dezvoltat sisteme asemanatoare. In prezent, companii din industria petrol, gaz si energie, companii care produc medicamente, bauturi, alimente sau orice alte tipuri de bunuri de consum, precum si companii din domeniul servicilor au implementat acest sistem. Multe companii implementeaza, insa putine au dezvoltat sistemul pentru activitatea lor. De aici si multele esecuri!

Descifreaza TPS (Toyota Production System)

Descifrarea acestui sistem (TPS, Lean, Kaizen) este ca o ceapa. De fiecare data cand crezi ca ai mai lamurit ceva si mai indepartezi un strat, descoperi ca mai exista ceva, si inca ceva, si pare ca niciodata nu reusesti sa ajungi la esenta. Si la fel ca in cazul cepei, in functie de cultura organizationala, dezvoltarea unui astfel de sistem poate sa produca multe lacrimi.

Ce este 5S?

5S este recunoscut ca un instrument in cadrul acestui sistem cunoscut foarte larg ca Lean sau Kaizen. Pentru multi, 5S reprezinta o serie de activitati de menaj pentru un stabiliment de lucru. In unele industrii, 5S este un instrument si un set de activitati obligatorii care demonstreaza faptul ca acea companie este centrata pe reducerea costurilor.

Desi este privit de multe ori ca un instrument mic si nesemnificativ, 5S reprezinta esenta intregului sistem care a transformat Toyota intr-o companie lider mondial si care spune sa identifici ce este cu adevarat important in cadrul afacerii, sa organizezi lucrurile astfel incat sa concentrezi totul pe ceea ce este important pentru a impinge lucrurile inainte. Auditul acestui sistem ar trebui sa produca rezultate. De ce nu produce rezultate auditul 5S?

Auditul 5S este folosit doar ca un audit

Desi are numele de audit, Auditul 5S nu este tocmai un audit. Sau mai bine spus, daca obiectivul este imbunatatirea, atunci trebuie sa fie mai mult decat o evaluare sau o masurare. Avand in vedere ca este vorba despre dezvoltarea unui sistem, nu este suficient doar sa masori.

Multi parinti masoara cat de mult a crescut copilul, dand semne pe tocul usii. Insa nu masurarea este cea care face face copilul sa creasca si nici frecventa cu care este realizata masurarea, ci conditiile de viata, sportul, etc. Adica ceea ce se intampla in fiecare zi. Daca nu se intreprind acele activitati care sa conduca la evolutie, oricat de des masori, nu se obtine crestere. La fel se intampla si in cazul Auditului 5S. A verifica nu este acelasi lucru cu a imbunatati.

Auditul 5S ar trebui sa evalueze procese, nu oameni

In timpul auditului, atat echipa care auditeaza cat si echipa care este auditata trebuie sa se concentreze asupra proceselor. Sunt necesare mici discutii constructive pentru a se stabili activitati care pot fi realizate intr-o perioada relativ scurta de aproximativ 1 luna, pana la urmatorul audit. Fiecare reusita creeaza satisfactie in mintea angajatilor. In felul acesta se naste motivatia si se dezvolta creativitatea.

Echipa de audit 5S este subiectiva

Este dificil sa auditezi ceva stiind ca in activitatea ta vei avea nevoie de serviciile zonei auditate. Daca scorul pe care il acorzi este mic (desi este correct) echipa de audit primeste oprobiul echipei din zona auditata, inclusiv a managerului. Un scor mic la audit creeaza adversitati si atunci membrilor echipei de audit le este dificil sa fie obiectivi.

Sau, membrii echipei lucreaza de suficient timp in cadrul companiei incat “stie cum merg lucrurile”si atunci ajung si ei “sa nu mai vada padurea din cauza copacilor”.

Echipa de audit 5S se schimba prea des

Echipa de audit 5S trebuie sa fie aceeasi pe durata unui an. Daca echipa se schimba in fiecare luna, este ca si cum ai schimba regulile in timpul jocului. Fiecare nou membru al echipei de audit inseamna filtre noi de analiza si un alt nivel critic.

Echipa din zona auditata si echipa care auditeaza trebuie sa gandeasca si sa actionize in aceeasi directie. Altfel, echipa din zona auditata vede ca eforturile sale nu au nici un efect, nu ajuta echipa sa inainteze si intervine frustrarea si nemultumirea iar angajatii renunta.

Nu exista o colectie de standarde aplicabile

Un Manual 5S reprezinta o colectie a tuturor standardelor existente in cadrul companiei (standarde de lucru, de organizare, de management vizual, etc).

Atunci cand se dezvolta un standard nou, acesta este adaugat in manual. Echipele au suficient timp la dispozitie sa afle despre noul standard, sa il implementeze, etc. Prin urmare, noul standard este evaluat in cadrul auditului 5S dupa o perioada in care toi angajatii au avut timp sa afle, sa inteleaga si sa aplice. Trebuie sa dai angajatilor posibilitatea sa intrebe, sa inteleaga, sa proceseze, sa se obisnuiasca si apoi vor incepe sa aplice.

Rezultatele nu sunt vizibile

Daca implementezi doar primii 3S (sorteaza, ordoneaza si curata), iar angajatii nu vad rezultatul final al procesului (cum mentin aceasta stare), nu vor crede in acest sistem. Daca nu cred, nu aplica indiferent de premii sau penalizari.

De asemenea, daca rezultatele nu sunt vizibile, nu se va trezi competitivitatea constructiva intre departamente. Atunci cand vezi ca departamentul tau are cel mai mic scor, tot iti vine sa intrebi “ce putem sa facem si noi sa mai crestem putin?”. De aici incolo, deja lucrurile incep sa se rostogoleasca in directia in care trebuie.

Cum poate IBPE sa ajute?

Afacerea si meseria noastra sunt procesele. Noi ne ocupam de toate activitatile administrative ale unei astfel de activitati- Audit 5S. Intocmim si actualizam standarde, conducem si realizam auditul, facem rezultatele vizibile. Oricand ai o intrebare, suntem aici sa raspundem. Ne gasesti pe FB sau pe LinkedIn iar pe blogul nostru vei gasi multe idei si informatii care s-au nascut din practica.

Leave a Comment

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *