Vremurile s-au schimbat, clientii s-au schimbat, nevoile lor s-au schimbat, prioritatile s-au schimbat. Daca vrei sa ramai in piata si sa faci profit atunci trebuie sa iti gasesti un partener strategic. Ai nevoie de un partener care te ajuta sa stabilesti de la inceput un start bun si sa pastrezi avantajul pana cand banii au intrat in afacerea ta. Unde poti sa il gasesti? Nu trebuie sa cauti prea departe. Se afla chiar in cadrul afacerii tale, insa niciodata nu ai stiut si nici el nu a stiut ce putere are. In vreme de pandemie si nu numai, Departamentul Achizitii trebuie sa fie partenerul strategic al unei afaceri.
Pretul de achizitie a materiilor si materialelor influenteaza pretul de vanzare si, prin urmare, profitul. Calitatea serviciilor si cheltuielile interne influenteaza costurile de administrare a afacerii si, deci, profitul. Orice categorie de articol sau serviciu achizitionat pentru afacere, influenteaza rezultatul, costul si, ulterior, profitul. Isi mai are loc intrebarea cine stabileste ritmul si modul in care compania isi atinge obiectivele sau cum incepe performanta?
Daca ar trebui sa definim afacerea, intr-un mod foarte simplu, atunci aceasta este un proces care:
- creeaza si livreaza ceva de valoare;
- pe care alti oameni il doresc sau de care au nevoie;
- la un pret pe care ei sunt dispusi sa il plateasca;
- intr-un mod care satisfice asteptarile si nevoile clientilor;
- astfel incat aduce suficienti bani incat sa convinga proprietarul afacerii sa continue acest lucru.
Daca oricare dintre aceste conditii nu este indeplinita, atunci nu mai vorbim de afacere. La baza oricarei afaceri stau 5 procese interdependente:
- procesul prin care se creeaza valoarea – este procesul care descopera ce isi doresc clientii sau ce nevoie au si apoi creeaza;
- procesul de marketing – care reprezinta succesiunea de actiuni sau subprocese prin care compania atrage atentia potentialilor clienti si construieste cerere pentru bunurile (produse, servicii sau ambele) pe care afacerea le ofera;
- procesul de vanzari – procesul prin care potentialii clienti sunt transformarti in clienti care platesc;
- procesul prin care compania livreaza valoare – procesul prin care aceasta compania ofera clientului ceea ce a promis si se asigura ca acel client este satisfacut;
- procesul financiar – procesul prin care sunt adusi suficienti bani in companie prin cele patru procese de mai sus astfel incat sa compania sa poata continua, iar efortul sau sa merite sa duca toate activitatile mai departe.
Aceste procese depind de alte procese care nu sunt listate si nu sunt la fel de vizibile, insa fara de care afacerea nu reusesete sa fie profitabila. Si cu cat afacerea creste, cu atat creste si numarul proceselor. In orice vreme, cu atat mai mult in aceste vremuri, Departamentul Achizitii trebuie sa fie partenerul strategic al unei afaceri.
Revenind la achizitii ca partener strategic, in experienta noastra pofesionala, ca angajat (pentru ca am fost si noi candva angajati), ca prestator de servicii sau client am intalnit multe tipuri de procese de achizitii. Cele mai multe dintre ele s-au dezvoltat organic.
Desi, intotdeauna ne gandim la un proces ca fiind un set de activitati ordonate, ele ajung sa fie ordonate, doar daca cineva se ocupa sa le ordoneze. Altfel, un proces se dezvolta in mod neregulat cu fiecare decizie a unui angajat, care nu are intotdeauna la baza nevoia afacerii ci ceea ce considera acel angajat ca este nevoie. Fiecare companie are propriul model de proces de achizitii. Este normal, pentru ca fiecare afacere si fiecare companie este unica in felul ei.
In unele companii, toate achizitiile sunt aprobate de o singura persoana. Prin urmare, achizitiile sunt intotdeauna intarziate. Exista companii, in care procesul de achizitii este atat de marginalizat si minimalizat, incat nu face altceva decat sa cumpere ceea ce se cere. Nu se implica, dar nici nu este vinovat. Toti se pricep la toate, dar nimeni nu controleaza, nimeni nu masoara, nimeni nu verifica. Sunt si companii care au ajuns la concluzia ca totusi pentru achizitii este necesar un departament, dar nu neaparat un proces. Au angajat cei mai buni specialisti in achizitii, insa tot nu obtin rezultate. Alte companii au angajat un consultant care a proiectat un proces, au stabilit limite de aprobare si cu toatea acestea, rezultatele sunt departe de cele dorite.
Pentru a transforma Departamentul Achizitii intr-un partener strategic sunt necesari cativa pasi:
Stabileste scopul proceselor de achizitii in cadrul afacerii
Inainte de a incepe ceva trebuie sa intelegi care este scopul. In felul acesta, oricand nu gasesti calea, te poti intoarce la origine. Care este scopul proceselor de achizitii in cadrul afacerii? Vrei sa achizitioneze cele mai ieftine produse? Sa sustina echipele cu expertiza in cumpararea celor mai bune articole, produse sau servicii care sa raspunda strategiei si obiectivelor afacerii? Vrei sa ajute compania sa controleze modul in care se cheltuie banii din cadrul afacerii?
Defineste unde incepe si unde se sfarseste procesul/procesele de achizitii
Intoteauna exista ceva care declanseaza o cumparare. Unde incepe si unde se termina un proces de cumparare? Incepe in momentul in care cineva spune ca are nevoie sau atunci cand aduce si oferta de pret si furnizorul si scrie si contractul? Se termina in momentul in care bunul (produs sau serviciu) a ajuns in companie sau se termina dupa ce a expirat garantia sau la un anumit timp dupa achizitie? Care sunt pasii prin care se realizeaza cumpararea unui articol, produs sau serviciu? Intotdeauna trebuie sa stii unde incepe, unde se termina, cum se realizeaza si care este scopul. Fiecare raspuns la intrebarile de mai sus iti ofera informatii despre “de ce afacerea ta nu obtine rezultatele asteptate”.
Stabileste care sunt rezultatele materiale asteptate din partea proceselor de achizitii
Care sunt asteptarile pentru procesele de achizitii? Care este performanta proceselor de achizitii? Cat de repede trebuie sa se intample? Atunci cand “arde” (pentru ca intotdeauna va exista un astfel de moment), cum vrei sa functioneze?
Construieste imaginea proceselor
Dupa ce ai raspuns la toate intrebarile de mai sus si, probabil, ai mai descperit si altele, construieste o imagine a proceselor tale. Pe principiul : “daca” …….. “procedeaza asa”. O imagine face intotdeauna cat o mie de cuvinte. Incearca!
Daca ai parcurs etapele de mai sus, ai aflat unde ar trebui sa fie afacerea ta. Este bine sa stabilesti unde se afla la acest moment si sa faci acest lucru cat mai obiectiv posibil. Echipele interne de analizeaza gasesc explicatii pentru fiecare lucru. Tocmai de aceea le este dificil sa faca o analiza obiectiva. Apoi construieste un plan prin care sa ajungi din punctul in care afacere si compania se afla, acolo unde ar trebui sa fie.
Atunci cand Departamentul de Achizitii va reprezenta un ajutor pentru afacere, atunci cand va cunoaste unde s-a dus fiecare banut, la ce nivel de calitate si performanta, si va ajuta de fiecare data cand ceilalti au nevoie fara constrangeri ireale, atunci vei fi sigur ca ai un partener strategic care te ajuta. Pana atunci, pot exista si situatii in care Departamentul lucreaza (fara sa stie) impotriva propriei performante.
Poti sa incerci sa parcurgi pasii de mai sus, sau poti sa contactezi IBPE pentru ca noi asta facem. Procesele voastre sunt afacerea noastra. Va merge mai repede, mai eficient, mai usor, mai simplu! Noi lucram, anagjatii tai invata iar afacerea, angajatii si clientii beneficiaza. Un lucru este sigur! Dupa ce ai lucrat o data cu noi, totul va fi altfel!