De curand am intrat intr-o discutie cu un manager de top referitoare la diferenta dintre repararea si rezolvarea problemelor. Discutia noastra s-a concentrat asupra faptului ca, in ciuda tuturor abordarilor si metodologiilor aplicate, problemele raman nerezolvate. Intrand mai adanc in discutie mi-a venit in minte o intamplare din copilaria mea.
Reparare vs rezolvare
Intr-una din zile am fost la camp cu bunicul si caruta trasa de cai. Dupa ce am finalizat ce ne-am planificat sa facem, ne-am urcat in caruta cu gandul sa plecam spre casa. Nu am reusit sa parcurgem cativa metri, cand a trebuit sa ne oprim intrucat se rupsese ceva la caruta.
Bunicul m-a intrebat:
- Ei nepoata, ce facem acum?
- L-am privit si i-am raspuns: lasam caruta aici si mergem acasa sa venim cu cele trebuincioase pentru reparatie. Imi era teama sa ma gandesc sa raman acolo, dar si sa plec spre casa singura.
- Nici nu se pune problema, mi-a spus bunicul! Gasim o solutie si reparam caruta astfel incat sa putem ajunge acasa.
Si asa a facut. S-a invartit ce s-a invartit, a cautat in stanga si in dreapta pana a gasit ceea ce avea nevoie pentru a face reparatia sa putem ajunge acasa.
Faptul ca nu avea mai stiu eu ce instrumente sofisticate cu el, nu l-a deranjat. A gandit rapid o solutie viabila care sa ne ajute sa ne intoarcem acasa. Imi spunea intotdeauna ca trebuie sa gandesti si sa gasesti o solutie care sa te ajute pana “ treci de necaz”.
Odata ajunsi acasa, eu am crezut ca s-a terminat. Insa bunicul mi-a explicat:
- Nici nu se pune problema sa lasam asa! Am gasit o solutie care ne-a ajutat pe termen scurt pentru a ajunge acasa, insa nu am rezolvat problema. Daca nu reparam problema, dar mai ales daca nu intelegem de ce s-a intamplat, peste doua zile, se va repeta situatia. Si este posibil ca data urmatoare sa nu mai avem acelasi noroc. Este posibil sa fie caruta plina si sa coboram un deal, fapt care ar putea sa raneasca caii sau sa ne punem pe noi insine in pericol.
A plecat si a reparat caruta! Definitiv!
Repararea problemelor in afaceri
Repararea unei probleme in afaceri presupune sa gasesti o solutie la indemana, rapida pentru o problema stringenta. In general, reparatia se concentreaza pe a rezolva simptome sau consecinte imediate ale unei probleme. Nu presupune intelegerea problemei pentru a identifica cauzele.
Repararea este de cele mai multe ori pe termen scurt astfel incat sa permita continuarea activitatii curente. Adica exact ceea ce a facut bunicul meu atunci cand a descoperit ca s-a stricat caruta.
Bineinteles ca puteam lasa caruta in camp, insa riscam sa nu o mai gasim intreaga. Sau, putea sa ma trimita pe mine in sat sa aduc pe cineva, insa era prea riscant. Riscant era sa ma lase in camp sa pazesc caruta pana se intorcea el, insa din nou era o solutie care nu putea fi luata in consideratie.
Multe companii gasesc solutii rapide, pe termen scurt care permit continuarea activitatii. Stabilesc o solutie pentru o rezolvare rapida. Dupa ce au realizat reparatia, considera ca problema a fost rezolvata si nu incearca sa inteleaga care a fost cauza care a determinat aparitia problemei. Din pacate, problema reapare in scurt timp. De exemplu atunci cand piesele necesare productiei nu sunt aprovizionate la timp. Sau, piesele sunt aprovizionate insa nu au dimenisunile actualizate. S-au s-a stricat o pompa de aer ori motorul unui echipament/utilaj de lucru.
Rezolvarea problemelor in afaceri
Rezolvarea problemei merge mai departe de solutia rapida de reparare. Pentru rezolvarea problemei, cel mai important este a identifica cauza reala care a determinat aparitia problemei. Odata identificata cauza, solutia vine de la sine iar prin implementarea acesteia se elimina riscul de reaparitie.
Rezolvarea problemei presupune o analiza in detaliu, iar solutionarea presupune unele schimbari pentru a preveni reaparitia. De exemplu atunci cand piesele nu sunt aprovizionate la timp poate sa fie determinata de o comunicare deficitara in cadrul unui proiect, sau o planificare manuala ori faptul ca BOM-ul nu prevede necesitatea utilizarii acelor piese.
Capcana ” repararii problemelor”
Atunci cand piesele nu sunt aprovizionate conform ultimei versiuni este datorata unui management de proiect deficitar si o lipsa de disciplina in actualizarea documentatiei. Atunci cand pompa se strica prea repede poate sa fie din cauza mediului in care aceasta functioneaza, sau a unei utilizari deficitare, etc. Sa accepti situatiile acestea ca fiind naturale, fara a incerca sa intelegi care a fost cauza reala, este o capcana pentru orice manager superior.
Bunicul meu nu avea cunostinte despre metodologii de gestionare sau reducere a riscurilor, si nici despre diagrama Ishikawa, 5W sau alte metodologii pentru rezolvarea problemelor, insa avea experienta vietii care ii spunea ca o problema rezolvata superficial sau alegand cea mai usoara solutie, pe termen lung te face sa pierzi mai mult. Si, asa cum spunea el, nu sunt atat de bogat incat sa imi permit sa pierd cand pot sa evit.
Ca Director General sau manager este important sa nu cazi in capcana repararii problemelor in locul rezolvarii problemelor. In multe cazuri, subordonatii au nevoie de cineva care sa insiste in rezolvarea adecvata aproblemelor. De asemenea, este nevoie de cineva din exterior care sa nu accepte “ stim deja care este problema” sau “ pentru ca asa facem noi lucrurile dintotdeauna”. Insa, este important sa fie cineva care sa ii spuna managerului de top care este solutia reala pentru rezolvarea problemei.
Concluzie
Ca o concluzie, repararea unei probleme se concentreaza pe solutionarea imediata, in timp ce rezolvarea unei probleme implica identificarea cauzei principale si implementarea unei solutii care sa resolve problema, dar si actiuni pentru prevenirea reaparitiei pe termen lung.