Fluxul de productie si ajutorul nesperat

Desi internetul a deschis lumea, principiile simple precum fluxul de productie isi pastreaza valoarea. Tehnologia s-a schimbat atat de mult incat nu mai seamana cu ceea ce era in urma cu cativa ani. S-au dezvoltat o multime de aplicatii software pentru HR, achizitii, ERP, planificare, etc. insa principiile au ramas aceleasi.

Cu doua zile inainte de vacanta de Craciun, un prieten ne-a sunat.

“Am nevoie urgent de 6 oameni! Am nevoie de ajutor! Nu stiu cum sa fac rost de acesti oameni. Nu stiu de unde sa ii iau, iar fara ei nu pot sa livrez! In ultima perioada comenzile au explodat, iar noi nu ne-am gandit sa introducem in sistem un alt timp de livrare. Astfel incat acum ne sugruma.

Daca nu livram, pierdem clientii! In conditiile actuale nu putem sa realizam si sa livram toate comenzile. Avem nevoie de mai multi oameni! Chiar daca ar exista o firma care sa ne poata imprumuta acesti oameni pentru o zi, ne-ar trebui mai multe zile sa aprobe Patronul si sa semnam un contract. Chiar daca as putea sa aduc, totusi, acesti oameni, nu avem timp sa ii instruim sa lucreze. Ar insemna cateva saptamani bune sa invete sa lucreze. Am nevoie de o idee! Am nevoie de o solutie!” a spus el.

Noi putem fi multe si putem face multe, dar nu suntem vrajitori. Nu putem sa facem lucrurile sa se intample instant. Nu ne venea nici o idee in minte asa rapid si care sa nu necesite timp.

“Hai sa vedem cum arata fluxul de productie”, am spus noi.

“Ce flux? Noi nu avem flux? Noi suntem o companie mica! Am organizat spatiul cum ne-am priceput, insa nu exista un flux de productie reprezentat pe hartie.”

“Flux tehnologic?” am incercat noi. “Parca este ceva in sistemul ERP.” Ne-a raspuns prietenul nostru.

Totul parea chiar imposibil, iar prietenul nostru incepea sa isi piarda rabdarea si speranta cu fiecare idee pe care o enuntam si care parea sa nu functioneaza. Orice idee aveam, era nevoie de mai mult timp! Intotdeauna era nevoie de mai mult timp decat aveam noi la dispozitie!

Cum gasim angajati repede, care sa invete extrem de rapid si sa fie eficienti din prima clipa?”

Si totusi! Fluxul de productie iti poate oferi multe informatii. Hai sa il construim, chiar daca nu a fost construit. In felul acesta, cel putin vom realiza ceva si poate ne vin si niste idei intre timp.

Atunci cand nu stii ce sa faci si totul pare imposibil si pierdut este important sa faci un prim pas. Acel prim pas te va duce mai departe decat erai si cu siguranta mai aproape de solutie. Cu fiecare pas descoperi ceva, care, cu siguranta, te va ajuta. Chiar si sa stii ce nu functioneaza este un ajutor pretios. Prin telefon, cu un creion in mana si o coala de hartie am inceput sa desenam fluxul.

Am reprezentat pasii principali, am stabilit ce trebuie sa rezulte dupa fiecare etapa si care sunt activitatile principale care se realizeaza in fiecare etapa. Uneori intrebam “cat de greu este sa faci asta?”. Pe masura ce scriam si desenam am realizat ca erau unele activitati care puteau fi realizate chiar si de un incepator cu maxima eficienta din prima clipa cu o instruire de 10 – 15 min. Si am inceput sa notam cu critic activitatile care trebuia sa fie realizate de catre specialisti si non-critic activitatile simple.

 In aproximativ doua ore aveam o solutie. Nu erau necesari 6 oameni, asa cum initial gandise prietenul nostru, ci jumatate. Evaluarea lui se baza pe modul in care lucrau cu organizarea exsitenta. Noi, insa, nu stiam cum se lucreaza si atunci am gandit procesul altfel. Cu propunerea a mers la Directorul General.  3 angajati din depozit, echipa de vanzari, etc ar fi trebuit sa ajute pentru o perioada scurta de timp, realizand activitatile simple care sunt necesare dar consuma timp si blocheaza angajatii specializati.

Dupa sarbatori ne-a sunat si ne-a multumit pentru ajutor. Au reusit sa livreze toate comenzile la termen.

De ce este fluxul de productie atat de important?

• pe principiul o fotografie face cat 1000 de cuvinte – fluxul de productie ofera o imagine vizuala a modului in care se realizeaza si se livreaza un produs/serviciu.

• flux productie = proces productie (indifferent daca este vorba de producerea berii, de livrarea unui proiect – intern sau extern, de producerea si livrarea unui proces de recrutare, etc – poate fi vorba despre orice produs sau serviciu);

• fluxul de productie este cea mai buna si mai sigura sursa de informatii atunci cand compania se gandeste la reduceri de costuri; procesul de productie ofera informatii despre prezent, dar si despre cum ar putea sa arate in viitor;

• fluxul de productie include fluxul tehnologic, posturile de control si verificare, depozitarea dar si activitatile de transport, si chiar perioadele de asteptare. Prin urmare pot fi stabilite reguli de organizare astfel incat sa nu mai fie nevoie de transport sau cum sa se elimine/reduca perioadele de asteptare;

• avand fluxul tehnologic sub forma unei reprezentari vizuale, poti sa stabilesti usor care sunt activitatile pe care trebuie sa le realizeze un angajat cu calificare si care cele care pot fi realizate de un incepator;

• prin intermediul fluxului de productie pot fi identificate usor etapele cu eficienta scazuta si care, stabilesc eficienta procesului in ansamblu. In modul acesta se pot lua deciziile despre cum sa se realizeze imbunatatirea;

• reprezentarea procesului de productie ofera informatii clare tuturor angajatilor despre responsabilitatile lor;

• reprezentarea vizuala a procesului de productie ajuta in imbunatatirea comunicarii si permite optimizarea procesului;

• intr-o companie mica, o reprezentare a fluxului de fabricatie poate fi de ajutor pentru identificarea unor solutii in timp scurt (exact ca in situatia prezentata mai sus).   

In start-up-uri fluxul de productie este construit de catre fondator care nu are intotdeauna o pregatire in acest domeniu. Iar la inceput, concentrarea este asupra a realiza si livra produsul/serviciul si mai putin despre a fi eficient. Pe masura ce compania creste, fluxurile raman cam in acelasi stadiu si de cele mai multe ori, un echipament odata instalat, acolo ramane intrucat relocarea inseamna cheltuieli suplimentare.

Si mai exista un aspect, oamenii nu au curajul sa vina cu o astfel de propunere intrucat patronul a proiectat fluxul si nimeni nu are curajul sa il contrazica. Cum sa ii spui patronului “Ar trebui sa schimbam locatia echipamentelor. Am fi mai eficienti!”. Asa cum spunea cineva “este sinucidere profesionala!”. Chiar si in companiile mari, un flux de productie stabilit la momentul lansarii, ramane acelasi pentru multi ani si doar o situatie de criza poate sa determine compania sa re-evalueze sis a schimbe. Sau, fluxul se schimba atunci cand se renunta la produsul respectiv.

Daca este vorba despre o companie care produce suc de fructe, procesul ar putea sa arate astfel:

Daca este vorba despre dezvoltarea interna a unui produs, procesul ar putea sa arate astfel:

Un proces de recrutare arata astfel:

Daca procesul se realizeaza intern, atunci acesta incepe cu solicitarea de recrutaresi se termina cu oferta pentru job. Daca este livrat de o alta companie, procesul incepe cu un contract si se termina dupa al 2-lea interviu cu e-mail-uri feedback si o factura.

Procesul Supply-Chain al unei companii ar putea sa arate astfel:

Daca este vorba despre procesul unui retailer, atunci unele etape se elimina. Ele exista, insa sunt realizate de o alta companie. De-a lungul timpului, au fost dezvoltate aplicatii care ajuta in reprezentarea fluxului. Este important ca reprezentarea sa fie conforma cu realitatea.

*********************************************

Afacerea si meseria noastra sunt procesele. Oricand ai o intrebare, poti sa ne cauti. Ne gasesti pe FB sau pe LinkedIn iar pe blogul nostru vei gasi multe idei si informatii care s-au nascut din practica.