În sălile de consiliu și în ședințele strategice din diverse industrii, liderii de afaceri bine intenționați repetă o greșeală costisitoare: investesc în soluții de ultimă generație fără a rezolva mai întâi problemele fundamentale.
Să fim sinceri – când afacerile încep să aibă rezultate mai slabe, care este primul instinct?
Fie că este vorba de adoptarea celui mai recent software, angajarea de consultanți de top sau de inițiative de transformare digitală, companiile investesc adesea timp și bani în instrumente sofisticate doar pentru a constata că rentabilitatea investiției așteptată nu se materializează niciodată.
De ce? Pentru că nicio soluție, oricât de avansată sau costisitoare, nu poate repara o afacere care nu controlează procesele, nu are obiectivele aliniate cu strategia și responsabilitatea nu este alocată corect.
Cu toții am fost acolo. Se simte de parcă ar fi progres. Arată ca leadership. Însă adevărul este altul. Aceasta este una dintre cele mai scumpe greșeli pe care liderii o fac din nou și din nou.
Pentru mulți, acțiuni precum analiza și repararea proceselor întrerupte sunt lucruri plictisitoare. Sar direct la soluții cu preț costisitor, dar care sună impresionant. Din păcate, soluțiile scumpe care sună bine nu rezolvă problema reală.
Atractivitatea „Soluțiilor Strălucitoare”
Există o atracție puternică pentru soluțiile rapide și tehnologia de ultimă generație. Atunci când performanța scade sau creșterea stagnează, instinctul este adesea să privim în exterior:
Ce software putem cumpăra?
Ce sistem putem implementa?
Pe cine putem aduce pentru consultanță?
Companiile și consultanții din domeniul tehnologiei sunt conștienți de această tendință. Ofertele lor sunt comercializate ca fiind transformatoare, eficiente și esențiale. Și, deși multe dintre aceste instrumente sunt puternice, ele sunt adesea aplicate greșit. Nu pentru că ar fi defecte, ci pentru că organizația nu este pregătită, încă, pentru ele.
În realitate, toate aceste instrumente vor funcționa ca niște amplificatoare, atât pentru rezultate bune cât si pentru cele rele. Dacă procesele nu sunt ținute sub control, un instrument nou nu le va îmbunătăți. Va face doar ca problemele să fie mai mari, mai complexe și mai vizibile.
Sună cunoscut?
Dacă echipa stinge în mod constant „ incendii”, dacă nimeni nu stie cine este cu adevărat responsabil ori dacă ședințele funcționează ca niște cercuri de confuzie, există șanse mari ca procesele să nu fie clare și să nu livreze cu consecvență aceleasi rezultate.
Simptome ale problemei
Înainte ca orice tehnologie sau inițiativă strategică să aibă succes, fundația trebuie să fie solidă. Iată câteva semne care arată că o companie a sărit peste acest pas:
- Confuzie cu privire la roluri și responsabilități
- Obiective de afaceri sau indicatori de performanta neclari
- Fluxuri de lucru inconsistente sau procese nedocumentate
- Soluții alternative și remedieri informale care devin normă
- Comunicare deficitară frecventă între departamente
- Proiecte care stagnează în ciuda faptului că au instrumentele „potrivite”
Aceste probleme sunt legate de proces, nu de tehnologie. Și până când nu sunt abordate și rezolvate, niciun software, dashboard sau model de inteligență artificială nu va oferi valoare durabilă.
Cum se traduc cele de mai sus în activitatea de zi cu zi?
- Oamenii realizează aceeași sarcină în cinci moduri diferite.
- Nimeni nu cunoaște întregul proces, de la un capăt la altul, ci doar o parte din el și atunci nimeni nu are imaginea de ansamblu
- Echipele se învinovățesc reciproc pentru întârzieri sau greșeli
- Se folosesc instrumente care în final nu ajută cu adevărat.
În loc să caute direct soluții costisitoare, liderii de afaceri ar trebui să înceapă prin a pune întrebări interne dificile:
- Înțelegem cu adevărat procesele noastre de bază?
- Sunt aceste procese aliniate cu obiectivele noastre strategice?
- Sunt procesele noastre correct documentate, repetabile și măsurabile?
- Știm cine este responsabil atât ca echipă cât si individ?
Rezolvarea problemelor fundamentale s-ar putea să nu fie interesantă, nu ajunge în titluri și nu impresionează părțile interesate în același mod ca adoptarea celei mai recente platforme. Însă tocmai această disciplină care de cele mai multe ori nu se vede este cea care deosebește creșterea durabilă de experimentele costisitoare.
Care este costul real al omiterii proceselor
Atunci când companiile ignoră aceste elemente fundamentale reprezentate de procese, plătesc în mai multe feluri:
- Pierd bani: Abonamentele, licențele și consultanții costă bani. Atunci când instrumentele nu sunt utilizate sau au fost implementate și sunt aplicate greșit, caștigul investitiei este neglijabil.
- Angajații sunt frustrați: Instrumentele de lucru care nu se aliniază cu fluxurile de lucru reale cauzează mai multe fricțiuni și probleme decât rezolvări și duc la epuizare și fluctuație de personal.
- Pierd timp: Implementările care ar trebui să dureze săptămâni se prelungesc luni întregi – uneori fără a obține vreodată rezultatele dorite.
- Pierd concentrarea strategică: Liderii se concentrează mai mult pe managementul instrumentelor, în loc să conducă oamenii și să obțină rezultate.
Tehnologia și inovația își au locul lor, dar doar după ce compania a pus bazele unui sistem sănătos. O companie eficientă, axată pe procese, va câștiga mult mai mult folosind chiar și instrumente simple decât una care folosește platforme scumpe.
Iată ce trebuie să faci:
- Înțelege cum se desfășoară cu adevărat munca (Construiesti harta proceselor. Atenție! Nu vorbim despre harta valorii!)
- Aliniază fiecare proces unui rezultat. Definește obiective și indicatori clari.
- Rezolvă problemele reale, nu probleme care doar crezi că există. Identifică lipsurile din cadrul proceselor si zonele în care acestea sunt ineficiente.
- Numește un responsabil pentru fiecare proces.
De abia după ce ai făcut aceste lucruri, evaluezi situația (instrumente sau problemă) și iei decizia adecvată și corectă. Acum sunt toate șansele ca solutia aleasa sa aduca rentabilitatea (ROI) dorita.
Înainte de a cheltui bani investește în disciplină
Greșeala costisitoare pe care o poate face un lider de afaceri nu este să investească în instrumentul greșit, ci să investească în orice instrument sau echipament de lucru înainte ca angajaților și echipelor sa le fie clar ce au de făcut, dar mai ales înainte să existe disciplină.
Claritatea și disciplina în cadrul proceselor fac ca orice investiție, tehnologie sau instrumente să devină eficiente.
Companiile inteligente nu sunt cele care au cea mai multă tehnologie. Sunt cele care știu ce au nevoie, de ce au nevoie și cum să facă acel ceva să „funcționeze” pentru ele. Așadar, înainte de următoarea ta investiție, întreabă-te:
Rezolvăm problema corectă sau doar cumpărăm un instrument care să distragă atenția?
Dacă vrei să te ajutăm cu evaluarea maturității procesului (health check) sau dacă vrei să înțelegi cât de clare sunt procesele interne, contactează-ne direct pe pagina de Contact.