Performanța unei companii este construită zi de zi prin întâlniri eficiente. Avem la dispoziție 365 sau 366 oportunități pentru a obține rezultate mai bune. Întâlnirile de calitate și eficiente sunt cea mai ieftină și rapidă modalitate de a îmbunătăți productivitatea, a alinia obiectivele cu strategia și a lua decizii mai bune.
Permiteți-mi să vă prezint o situație!
Am intrat într-un birou în care urma să îmi desfășor activitatea. Am ajuns chiar în momentul în care avea loc o întâlnire. I-am ascultat pe participanți vorbind. Au vorbit mult. Uneori s-a vorbit despre probleme, potențiale cauze și posibile rezolvări. S-a încheiat ședința si nu îmi era clar ce s-a decis. Nici celor mai vechi și cu experiență nu le era clar. Dar mi-au spus că așa este normal. Că așa se lucrează.
La finalul lunii, compania nu a reușit să realizeze nici planul de vanzări si nici planul de producție. Erau multe justificări: fluxul de producție prea lung, producția a început prea târziu, nu au fost toate materiale sau nu a fost cantitatea necesară, scule lipsă sau sparte, mașini și utilaje care s-au stricat pe neașteptate. În scurt timp am aflat ca urmare a faptului că compania ratase multe planuri și a avut o performantă slabă mult timp, s-a luat decizia închiderii.
Vă este familiară o astfel de situație?
Atunci când nu există un sistem integrat de lucru care să includă întâlniri regulate sau dacă aceste întâlniri sunt de proastă calitate, pentru companie înseamnă:
– Timp pierdut
– Oportunități pierdute
– Obiective neclare
– Deciziile luate cu întârziere
– Bani pierduti
– Performanță slabă.
Am adunat toată experiența de lucru de peste 30 de ani în companii mari și foarte mari, în companii mici și mijlocii, dar și freelancer și antreprenoriat, am combinat metodologiile Kata – Lean – Six Sigma – Agile și alte instrumente, am revizuit si aplicat diferite modele de business excelență în afaceri și am conceput un astfel de sistem de întâlniri eficiente care se transformă în:
– Execuție mai rapidă
– Aliniere strategie – obiective – utilizarea resurselor
– Acțiuni inteligente.
Este sistemul Ce-cât-Cum:
– Ce trebuia să facem ieri?
– Cât de mult s-a realizat și ce probleme au fost?
– Cum procedăm mai departe?
Sistemul presupune:
– întâlniri zilnice;
– întâlniri săptămânale
– întâlniri lunare.
Pare prea simplu ca să fie adevărat?
Acest sistem pentru întâlniri eficiente poate fi aplicat oricărui tip de companie, indiferent de mărime sau domeniu.
Când ești freelancer sau antreprenor, este important să ai acest timp rezervat. Este întâlnirea ta cu tine însuți. Mai corect cu toate variantele de „tu” având diferite pălării în timpul zilei în funcție de procesele pe care le desfășori.
” Ce trebuia să fac ieri? Cât am făcut și care au fost problemele? Cum trebuie să procedez mai departe?”
În cazul companiilor mici, aceste întâlniri sunt importante pentru a lua decizii rapide.
” Ce trebuia să facem ieri? Cât am făcut și care au fost problemele? Cum trebuie să procedăm mai departe?”
În cazul companiilor mijlocii și mari, aceste întâlniri sunt necesare pentru îmbunătățirea colaborării între departamente. Clientului nu îi pasă ce departament sau care persoană nu a îndeplinit sarcina. Consideră că firma nu și-a respectat angajamentul.
„Ce trebuia să facem ieri? Cât am făcut și care au fost problemele? Cum trebuie să procedăm mai departe?”
Prin implementarea acestui sistem, rata de livrare a crescut cu 50%. Nu sunt necesare costuri suplimentare. Nu este necesar să angajezi oameni noi. Nu ai nevoie de instrumente și software noi.
Acest sistem se concentrează pe ceea ce este cu adevărat important pentru companie și pe luarea deciziilor la momentul oportun.
V-ați pus vreodată întrebarea cât costă compania pentru că așteaptă?
“Așteptarea luării unor decizii”
Sau cât pierde compania pentru că „a aflat prea târziu”