Cea mai mare provocare a momentului pentru companii este sa isi convinga angajatii sa dezvolte obiceiuri noi. Insa si mai important este managementul procesului prin care se dezvolta obiceiuri noi.
Pandemia de Covid ne forteaza, ne obliga, desi suntem foarte rezistenti la nou si schimbare.
Daca pana in urma cu un an, era suficient ca o companie sa aiba proceduri iar sefii sa aplice micromanagementul si sa le spuna angajatilor ce sa faca, in prezent toti sunt obligati sa dezvolte obiceuri noi. Iar cel mai important dintre obiceiuri este curatenia dupa anumite principii, in fiecare zi, de mai multe ori pe zi, ori de cate ori….
Astazi nimic nu mai este la fel, ce era simplu a devenit complicat, iar ce era complicat a devenit extrem de simplu sau extrem de complicat.
Obtinerea si mentinea profitului este o provocare pentru orice companie, nevoile si dorintele clientilor s-au schimbat, mobilitatea s-a redus, prioritatile s-au schimbat.
Desi sunt companii care au luat decizia reorganizarii, restructurarii si restrangerii afacerii, mai ramane o problema de rezolvat. Cum ne asiguram ca angajatii care raman nu se imbolnavesc si nu se ajunge in situatia opririi activitatii unei linii, unei divizii, unei entitati?
In industria automotive si nu numai, exista un proces care dezvolta obiceiuri noi in randul angajatilor pe orice nivel al ierahiei. Este subiect al auditurilor de la clienti, este cel mai ieftin si mai la indemana proces. Insa este un proces foarte putin gestionat adecvat. Sa vedem care sunt principalele componente ale managementul procesului prin care se dezvolta obiceiuri noi.
Standarde de lucru
Pentru gestionarea acestui proces, lucrurile incep cu reguli si principii simple. O organizare vizuala a locului de munca.
Pentru fiecare loc de munca exista un standard de lucru care sa ajute.
| O banda colorata care delimiteaza locul unui obiect/instrument de lucru impreuna cu imaginea acelui obiect, reprezinta un standard pentru o zona de productie sau de depozitare pentru mijloace de transport |
| O banda colorata trasata in diagonala stabileste locul unui dosar intr-un raft. In felul acesta, acel dosar se va gasi acolo unde trebuie, iar daca cineva va gresi, imaginea vizuala ii va atrage atentia. |
Pentru fiecare loc de munca, in birou sau in zona de productie, exista un standard de lucru care sa ajute.
Manualul 5S (5S+1S)
Manualul reprezinta un compendiu al tuturor standardelor aplicabile pentru un interval de timp. Acesta se actualizeaza de fiecare data cand un standard se schimba si reprezinta o sursa importanta de informatie, simpla si la indemana pentru orice angajat, indiferent de vechime.
Colectarea tuturor standardelor intr-un singur loc si pastrarea standardelor de lucru actualizate poate sa para un lucru extrem de dificil de facut si care consuma timp si energie. Solicita un pic de timp pentru a putea fi construit si o anumita disciplina pentru a-l mentine mereu actualizat, insa odata ce il ai, iti pui intrebarea de ce nu ai facut acest lucru mai devreme.
Audit 5S
Pentru multe companii, auditul reprezinta modalitatea prin care se obtin rezultate. Total incorect, pentru ca degeaba controlezi daca nu intreprinzi ceva dupa ce s-au facut constarile.
Rezultatele sunt urmare a unui set de decizii si activitati precum:
- Acelasi auditor/echipa de auditori pentru intreaga perioada (1 an, de ex);
- Auditorii evalueaza procese, nu cauta vinovati. Atunci cand se identifica o situatie, aceasta se analizeaza cu foarte mare atentie – poate sa fie nevoie de un standard nou, poate sa fie nevoie de actualizarea unui standard, etc;
- Echipa de audit trebuie sa stie cand sa fie obiectiva si cand sa fie subiectiva. Prea mult obiectiva – demoralizeaza echipele auditate; prea mult subiectiva – nu se obtin rezultate.
Monitorizare si performanta
| Cam asa arata un proces ne-gestionat in primele luni ale unui an. Echipa incepe in aprilie insa in mai rezultatele continua sa scada. Este un efect normal. Cu putin ajutor, rezultatele incep sa apara incepand cu urmatoarea luna. Si vor continua, daca echipa a dezvoltat obiceiuri noi. |
Evolutia in timp trebuie sa fie vizuala. Una este cand stii, sau iti imaginezi ca stii si alta este cand vezi rezultatele sub forma unei imagini. O imagine este extrem de graitoare. Una este sa lucrezi din greu si alta sa constati ca toata munca depusa nu aduce rezultate. Prima reactie a oamenilor este sa spuna ca ceva este gresit. Insa, cu rabdare si responsabilitate, se creeaza obiceiuri noi, o cultura noua bazata pe o competitie constructiva.
Atunci cand angajatii unui departament vad ca rezultatele altui department sunt mai bune, isi doresc sa aiba si ei rezultate mai bune. Si incep sa se documenteze in privinta a ceea ce trebuie sa faca.
Oamenii sunt construiti sa fie competitivi. Trebuie doar sa starnesti acea dorinta in mintea lor pentru a avea un rezultat mai bun. Iar acest lucru se obtine ajutandu-i sa obtina acele rezultate mai bune.
Cea mai mare pierdere este sa nu realizezi cat de dificile sunt lucrurile simple.