Cand a analizat compania ta si a inteles cum se realizeaza achizitiile? Cum se aproba achizitiile? Achizitiile sunt realizate pe categorii? Cum arata procesul? Care este strategia companiei si cum participa functiunea achizitii la atingerea obiectivelor? Reprezinta pretul principalul criteriu pe care se bazeaza decizia de cumparare?
De cele mai multe ori, cand se vorbeste despre excelenta proceselor, cei mai multi se gandesc la cateva instrumente si principii din metodologia Lean. Pentru multi, excelenta proceselor inseamna 5S si audit 5S, OEE, uneori standardizare si din cand in cand inseamna VSM.
Insa Excelenta Proceselor inseamna mult mai mult. Inseamna sa analizezi procesele afacerii si sa intelegi cat si ce pot face, dar si sa identifici noi linii de valoare adaugata pe care o pot aduce afacerii.
Una dintre functiunile afacerii care aduce valoare si in care strategia nu s-a mai schimbat de prin anii 1990, este functiunea Achizitii (Procurement).
In mod traditional, strategia de achizitii (procurement) se concentra pe realizarea tranzactiilor pe principiul buy-sell pentru a achizitiona produsele sau serviciile solicitate de catre departamentele unei afaceri. Alegerea de cumparare are in vedere, de cele mai multe ori, 2 principii: cel mai mic pret si continuitatea aprovizionarii.
Insa, incertitudinea si volatilitatea pietelor de azi, fac flexibilitatea, schimbarea si agilitatea sa fie inevitabile si, in acelasi timp, esentiale pentru orice companies.
Departamentul de achizitii trebuie sa ofere organizatiei ceva care sa reprezinte valoare adaugata pentru aceasta, adica un nou management al aprovizionarii in care obiectivul strategic al achizitiilor este obtinut prin inovatie, concentrare cu o functiune care lucreaza cu o retea.
Ce se intampla azi in afaceri?
Multi conducatori de afaceri cauta sa creasca profitul companiei prin reducerea costurilor, insa reducerea costurilor nu mai este de multa vreme suficient.
Companiile trebuie sa identifice schimbari si imbunatatiri cu impact foarte mare asupra performantei. Pentru a realiza acest lucru, companiile trebuie sa isi remodeleze relatia cu furnizorii si sa alinieze lantul de aprovizionare cu o strategie progresiva care sa asigure un avantaj competitiv.
Specialistii din achizitii trebuie sa obtina economii, iar munca lor este masurata prin abilitatea de a influenta, a convinge si a oferi o viziune. Prin urmare, ei trebuie sa aiba o gandire stategica, sa inteleaga achizitia la nivel global, sa fie orientati spre colaborare, insa mai mult decat orice, specialistii din achizitii trebuie sa aiba o intelegere comerciala a achizitiei.
Departamentul de achizitii trebuie sa se alinieze cu focusul strategiei companiei raspunzand la intrebarea cheie pentru orice afacere: “care este valoarea pentru client”. Clientii nu cumpara un produs, ei cumpara o experienta, cumpara satisfactia unei dorinte care in stiinta economiei este definite ca valoare.
In esenta, valoarea inseamna utilitate, adica satisfactia totala care se poate obtine prin achizitia si utilizarea unui produs sau a unui serviciu. Platesti un pret, ins ate astepti sa primesti o valoare!
Schimbarea Paradigmei din Achizitii (Procurement)
Pe masura ce companiile au incercat sa identifice noi modalitati de crestere a performantei si atingerea excelentei pentru competitivitate, a fost identificata o noua sursa de valoare – Achizitiile Strategice (Strategic Sourcing).
Strategic sourcing la nivel global
Achizitiile strategice reprezinta o abordare care consta in a intelege si a obtine o reducere semnificativa a costurilor, construind o relatie cu furnizorii si a realiza achizitia pe categorie la nivel global obtinand astfel un avantaj competitiv.
Pentru exemplificare, sa ne gandim ca o companie detine o retea de magazine. Fiecare magazin isi achizitioneaza si negociaza pretul pentru energia electrica. Fiecare unitate incearca sa faca economii astfel incat cheltuielile sa fie mai mici. In momentul in care, compania negociaza un singur contract pentru toate magazinele, atunci poate sa obtina un pret mai bun, care la nivel global reprezinta o economie importanta.
Achizitie in baza costului total
In cazul proiectelor, adica in acele situatii care se intampla o singura data, achizitia se face pe baza costului total, care include cheltuieli de administrare, cheltuieli de intretinere, existenta unui centru de servicii local, etc. Ca exemplificare sa spunem ca este vorba despre un proiect strategic si este necesara achizitia unei aplicatii software. In acest caz sunt luate in consideratie costurile din momentul in care aplicatia este operationala, daca exista o reprezentanta locala, daca sunt necesare adaptari ale sistemului deja existent, etc.
Sau, sa luam in consideratie achizitia unui echipament. Punerea in functiune a acestuia necesita cheltuieli suplimentare pentru adaptarea utilitatilor existente? Exista echipa de service local? In cat timp poate raspunde si cu ce costuri? Care sunt costurile operationale, costurile de intretinere, etc. Toate aceste costuri stau la baza unei achizitii, intrucat degeaba cumperi echipamentul cu costul cel mai mic, daca cheltuielile de mentenanta sunt extraordinary de mari.
Viitorul Functiunii Achizitii (Procurement)
Este momentul in care Departamentul Achizitii devine un partener strategic cu o contributie importanta in cadrul companiei pentru a ajuta compania sa isi atinga obiectivele.
In mod evident, obiectivele depasesc cu mult reducerea costurilor, insa a invata sa colaboreze cu furnizorii va fi crucial pentru succesul companiei.
Obiectivele strategice sunt pentru 2 sau trei ani si difera in functie de strategie si industrie.
In ultimele decenii, functiunea Achizitii a crescut de la o functiune cu importanta foarte mica spre partener strategic pentru excelenta si performanta companiei. Pasul urmator pentru crearea valorii este colaborarea. Insa pentru aceasta schimbare este nevoie de analiza proceselor de achizitii in contextul strategiei companiei. Poti sa realizezi singur sau poti sa alegi sa colaborezi cu echipa IBPE.
