O afacere este precum o aeronava. Are un obiectiv, o echipa de conducere si multe alte echipe suport, are o tehnologie. Este un sistem construit pe multe procese care determina organizarea acesteia. Obiectivul aeronavei este sa transporte oameni sau bunuri in anumite conditii.
Aeronava are un capitan si un echipaj care trebuie sa livreze calatoria sau transportul ca o experienta placuta pentru un client, astfel incat acesta sa mai foloseasca inca o data, si inca o data, si inca o data serviciile. Insa, experienta pe care clientii o au ca urmare a livrarii serviciului nu depinde doar de echipaj.
Daca aeronava nu asigura un transport in siguranta, atunci pierderile sunt uneori imposibil de masurat. In spatele acelei calatorii/transport exista o intreaga suita de oameni care nu se vad, insa care realizeaza anumite sarcini intr-o anumita secventa. in spate exista procese care sustin activitatea.
In aceste conditii, este important ca fiecare dintre cei care indeplinesc o sarcina sa o realizeze in mod corect, asa cum trebuie, atunci cand trebuie. In spatele unei calatorii cu avionul se ascund multe procese si multe echipe care lucreaza, se intersecteaza, depind unele de celelalte.
Daca aeronava nu ajunge intreaga la destinatie, atunci nu mai conteaza daca cineva a lucrat mai repede sau mai bine. Productivitatea incepe cu individul, insa nu are valoare daca nu este gandita in contextul sistemului. Productivitatea este despre procese si sistem.
Intorcandu-ne la domeniul afacerilor, lideri si manageri cauta modalitati prin care sa creasca si/sau imbunatateasca productivitatea subordonatilor lor si chiar a lor. De cele mai multe ori, cand vine vorba despre cresterea productivitatii se vorbeste despre folosirea timpului cat mai bine. Sesiunile de training sunt organizate de catre departamentul HR. Obiectivul declarat este acela ca fiecare angajat sa cunoasca mai bine cum sa isi foloseasca timpul eficient si sa lucreze mai bine si mai mult.
Prin urmare, cu cat un angajat isi foloseste mai bine timpul de lucru, cu atat productivitatea lui este mai mare si cu cat productivitatea este mai mare, cu atat compania castiga mai mult. Insa veriga cea mai slaba determina performanta unui proces si, implicit, al unui sistem.
Angajatii nu devin mai productivi intrucat nu lucreaza izolat. Ei lucreaza in organizatii complexe, cu procese interdependente.
Faptul ca procesele se intersecteaza si se intrepatrund, oamenii depind unii de altii in realizarea sarcinilor de serviciu au cel mai mare efect asupra productivitatii fiecarui angajat. Oamenii au mult prea multe sarcini de realizat si se concentreaza pe rezolvarea situatiilor critice, “stingerea incendiilor” – asa cum sunt cunoscute. Si mai rau este faptul ca doi angajati pe acelasi job realizeaza sarcinile in mod diferit.
In cartea „Out of crisis”, Edward Deming afirma ca 94%, dintre probleme si oportunitatile de imbunatatire sunt legate de sistem si procese, nu de individ asa cum credem.
Cei cu experienta, pot afirma fara teama ca gresesc, ca cea mai importanta imbunatatire a productivitatii vine din procese si sistem. Solutiile identificate pentru fiecare om in parte pot fi utile, insa pentru a creste productivitatea si eficienta sunt necesare masuri la nivel de procese si sistem. Pentru ca productivitatea este despre procese si sistem.
Factori care influenteaza productivitatea
Leadership – reprezinta procesele prin care echipa de management conduce oamenii si afacerea, determina succesul si rezultatele din cadrul companiei. Relatia cu angajatii, modul in care se rezolva problemele, modul in care sunt tratate greselile au efect direct asupra angajatilor. Revenind la aeronava, capitanul nu verifica ceea ce face fiecare membru al echipajului pentru ca exista procese, proceduri, liste de verificare, protocoale, etc. Insa el comunica cu echipajul si inspira. Pentru ca ei au o misiune: sa duca oamenii sau bunurile acolo unde este nevoie.
Angajatii – trebuie sa stie care este procesul in care ei lucreaza, cu cine se intersecteaza, de cine depind, etc. Este important ca fiecare angajat sa stie care sunt activitatile pe care trebuie sa le realizeze si cum sa procedeze atunci cand are o problema, iar acest lucru este posibil prin organizare si obiective.
Organizarea – o companie este un sistem care are la baza procese si care trebuie sa functioneze ca un intreg. Chiar daca fiecare department si fiecare angajat are rolul sau specific, ei trebuie sa lucreze ca un intreg. Nu se poate obtine o productivitate ridicata a fiecarui department, daca nu se cunosc procesele, daca fiecare etapa din process nu este planificata adecvat, daca fiecare parte nu isi cunoaste rolul in cadrul sistemului – adica al afacerii. Productivitatea nu poate creste fara o comunicare adecvata intre departamente.
Obiective – Pentru cei mai multi angajati, profitul nu este un obiectiv. In mod corect, profitul este un rezultat, un efect al masurilor si deciziilor luate in cadrul unei companii, a calitatii produselor si/sau serviciilor, a locului pe care clientul si angajatii il ocupa in cadrul afacerii. Toate acestea se obtin ca urmare a proceselor pe care este construita afacerea.
Tehnologia – este unul dintre instrumentele care sustin dezvoltarea unei afaceri. Productivitatea depinde atat de tehnica pe care angajatii o au la dispozitie, dar si de disponibilitatea acesteia. Pentru ca, degeaba este tehnologie de ultima generatie daca nu este folosita corect, daca nu este intretinuta, daca angajatii nu au materialele si informatiile necesare. Toate acestea implica cunoasterea proceselor si a modului in care depind unele de altele.
Daca analizam vom observa ca toti cei cinci factori au in comun procesele. Prin urmare, productivitatea este strans legata de procese, sistem si apoi de oameni.