Deja este cunoscut ce a facut COVID-19 asupra intregii lumi. Multe guverne au introdus diferite restrictii in incercarea de a limita raspandirea acestui virus. Pe masura ce teama si panica s-au instalat, este important ca proprietar sau administrator al unei afaceri sa nu fii cuprins de aceeasi panica. Sa nu faci acele greseli care te-ar pune la adapost pentru o perioada scurta, insa ar dauna afacerii pe termen mediu si lung. Este important sa iti protejezi afacerea pe timp de criza. Teama si panica pot fi un inamic mult mai periculos pentru afacere decat un virus contagios.
Ca proprietar de afacere sau administrator trebuie sa iti pregatesti afacerea sa raspunda la schimbari rapide in cazul unei crize. Ca middle manager trebuie sa iti pregatesti echipa/departamentul sa raspunda situatiilor de criza. In mod normal, orice companie ar trebui sa aiba un plan de criza. Criza datorata coronaviruslui nu este tocmai o criza obisnuita, insa un plan de criza reprezinta un plan de raspuns.
Pentru a proteja afacerea pe durata unei crize, trebuie sa existe masuri de siguranta. In cazul crizei de fata trebuie sa ia in consideratie foarte mult igiena mainilor. De aceea este important ca proprietarul sau administratorul sa pregatesteasca un plan de criza si un plan de relansare a afacerii, in special pentru afacerile mici.
Planul de criza reprezinta modul in care afacerea se va comporta pe durata crizei si ce decizii managerii pot lua. Nimic nu dureaza o vesnicie, prin urmare nici aceasta criza nu va dura. Este important ca toate deciziile pe care proprietarul si managerii le iau pe durata crizei sa nu puna in pericol afacerea.
Planul de relansare reprezinta modul in care compania isi va relua activitatea si isi va relansa vanzarea serviciilor sau a produselor atunci cand lucrurile vor reveni pe un fagas controlabil. Dupa criza, in special dupa criza coronavirusului, va urma o explozie in toate determinata pe de o parte de restrictiile de deplasare, iar pe de alta parte de izolarea la care oamenii au fost suspusi.
Iata 6 lucruri care trebuie sa fie luate in consideratie in cazul afacerilor mici pentru construirea unei reactii la criza, in special la criza coronavirus.
Construieste o strategie concreta de reactie
In momentul in care o criza da semne de aparitie, orice companie este pusa intr-o situatie de risc si trebuie sa isi ia toate masurile pentru a-si proteja angajatii si afacerea in sine. Planul de criza stabileste raspunsul companiei la situatia de criza, pasii pe care compania ii va face in cazul in care criza se instaureaza, precum si masurile care vor fi luate gradual pentru a proteja angajatii si afacerea.
Acest plan include informatii despre cum vor fi protejati si pastrati angajatii, cum va proceda compania in cazul in care va fi nevoita sa inchida partial sau total activitatea, cum se va realiza comunicarea cu angajatii in caz de urgenta. Ca particularitate, in cazul crizei actuale, cum se vor desfasura operatiunile in cazul in care afacerea va fi infectata.
Daca proprietarul sau administratorul afacerii nu au avut anterior construit un plan, este bine sa il construiasca acum. Orice situatie, oricat de neplacuta, reprezinta o lectie din care sa inveti ceva. Cine a lansat o afacere si a facut-o profitabila, va fi capabil sa mai lanseze inca una. Chiar daca ai luat decizia sa iti concediezi angajatii (ceea ce este cea mai proasta decizie pe care un proprietar de afacere sau un manager o poate lua intr-o situatie de criza) este bine ca data viitoare sa ai un plan pregatit.
Daca Planul de criza stabileste reaspunsul companiei la criza, Planul de Relansare stabileste cum va reactiona compania atunci cand cererea va depasi cu foarte mult capacitatea. Cati clienti poate servi, in cat timp se poate face aprovizionare, care sunt articolele la risc si cum va gestiona compania aceasta situatie. Desi, criza ii face pe multi sa faca un pas inapoi, este important sa te gandesti la viitor si la cum cum va reactiona compania in momentul de explozie a comenzilor.
Construieste o politica pentru cazul “work from home”
Daca nu ai avut o politica si un plan pentru lucrul de acasa, acesta este momentul sa elaborezi o politica sis a construiesti un plan. Este bine ca procesele sa fie analizate si sa fie reprezentate pentru a putea identifica activitatile care pot fi realizate de la distanta. Tehnologia existenta face mult mai facila desfasurarea activitatilor in acest mod. Coronavirusul a facut ceea ce multi consultanti in afaceri nu au reusit – au determinat afacerile sa gaseasca modalitati si alternative prin care angajatii sa poata lucra de la distanta si sa evite contactul cu alte persoane.
Este bine sa fie cunoscute zonele din cadrul proceselor care nu pot fi desfasurate de la distanta. Activitati pentru achizitii, intocmirea si semnarea contractelor, intocmirea si aprobarea unor documente, recrutarea, etc, sunt procese care se pot realiza de la distanta. Productia nu se poate realiza de acasa, insa intern pot fi stabilite reguli, proceduri si actiuni astfel incat contactul angajatilor sa fie limitat. Important este sa existe clienti.
Multe companii nu au avut o evaluare a masurii in care angajatii ar putea sa lucreze de acasa, iar cand criza a lovit activitatile s-au precipitat.
In Planul de Relansare trebuie pastrata posibilitatea lucrului de acasa. Si incearca sa analizezi procesele intr-un mod profesional si sa identifici si alte modalitati de a conduce operatiunile.
Construieste un plan de comunicare
Daca comunicare nu e, nimic nu e! Comunicarea si efectele lipsei de comunicare sunt subapreciate. Insa, intr-o situatie de criza este important ca managerii sa poata oferi raspunsuri angajatilor, sa minimalizeze efectele temerilor distructive. Prin urmare construieste un Plan de comunicare in situatie de criza – cine, ce, cum, cat de des comunica.
Acest lucru se poate realiza doar daca managerii stiu ce sa faca intr-o situatie de criza si daca pot oferi informatii angajatilor care sa inspire incredere. Teama este logica si este normala. Insa nu trebuie lasata sa paralizeze afacerea. Si, mai ales, trebuie identificati acei manageri care intr-o situatie de criza raman paralizati.
In situatii de criza este important sa le oferi informatii angajatilor despre ce ar putea sa se intample si ce masuri va lua compania in cazul in care acel lucru chiar se va intampla. Imaginatia oamenilor nu are limite, iar frica o face si mai productiva. Tocmai de aceea este important ca managerii sa comunice cu angajatii si toti sa stie la ce sa se astepte. Cu cat angajatii stiu mai mult, cu atat va fi mai bine.
Atunci cand criza a lovit, cauta informatii oficiale despre ce se intampla si mentine comunicarea deschisa cu angajatii si managerii.
In cazul Planului de Relansare, comunicarea este la fel de importanta. Angajatii trebuie sa stie ca va fi o presiune pe umerii lor pentru a livra mai mult, mai repede astfel incat sa se recupereze tot ceea ce s-a pierdut pe durata crizei, insa mai trebuie sa stie ca sanatatea lor este primordiala.
Asigura igiena si siguranta angajatilor
In mod normal, intr-o situatie de criza nu este nevoie sa ai o procedura despre curatenie si igiena. Insa COVID -19 nu este tocmai o situatie de criza comuna si atunci Planul de criza trebuie sa includa o astfel de cerinta. Amenintarea virusului va ramane chiar si dupa incetarea starii de urgenta, prin urmare compania trebuie sa fie pregatita pentru viitor. Obiectivul unei astfel de proceduri este acela de a proteja afacerea si angajatii si nimic nu este prea scump sau prea mult.
Chiar daca ar putea sa para prea mult, este important sa se stabileasca cat de des se face curatenie – zilnic, de doua ori pe saptamana, din cand in cand, etc. Indiferent de raspuns, este momentul in care trebuie sa te gandesti si sa iei o decizie. Pana la urma este vorba despre afacerea ta.
In cazul Planului de Relansare, aceste activitati trebuie pastrate. Oricat de multe comenzi, afacerea si angajatii tai trebuie sa fie in siguranta. Poate nu va mai fi nevoie de acelasi nivel de curatenie si igiena, insa este bine sa existe, cu atat mai mult cu cat amenintarea virusului va ramane.
Construieste bugetul Planului de criza
Cele mai multe afaceri mici nu au avut niciodata un Plan de criza. Orice Plan de Criza trebuie sa aiba si un budget. In functie de deciziile care se stabilesc gradual si pentru fiecare etapa, trebuie prevazute cheltuieli. Acest budget trebuie sa includa salariile angajatilor pentru o perioada de timp in care activitatea este inrerupta partial sau total. In perioada de criza nu este recomandat sa iti concediezi angajatii.
Intrucat in contextul actual vorbim despre igiena si protectie, planul ar trebui sa includa cheltuielile pentru a asigurara substantele de curatenie, a materialelor de protectie, etc. In cazul in care compania se gandeste sa isi transporte angajatii, trebuie prevazute cheltuieli pentru combustibil, etc.
Bugetul Planului de criza reprezinta acei bani pe care afacerea ii are separat. Sunt acei bani pentru zile negre. Cel mai probabil, nu te-ai gandit si nu ai avut un Plan de Criza. Poti sa inveti din aceasta situatie si sa incepi in fiecare luna sa aloci o suma de bani care sa mearga in acel cont.
Ajutorul guvernului
In situatii de calamitate sau de criza la nivel national, guvernele obisnuiesc sa ia unele masuri pentru a ajuta afacerile mari si mici. Ia in consideratie existenta acestora, insa nu te baza pe ele.
