O companie mică trebuie să își gestioneaze cu foarte mare atentie resursele. Pe măsură ce crește, managementul eficient al resurselor se păstrează ca prioritate. O companie mică, nu își permite sa aibă mai multi angajați, întrucât înseamnă să nu mai poată cumpăra materiale. Nu își permite nici sa aibă materii si materiale mai puține, sau resurse umane mai puține întrucât nu mai poate realiza și livra produsele. Pentru o companie mică să nu livreze înseamnă „capăt de linie”.
Indiferent de dimensiunea companiei, aceasta trebuie să își gestioneze eficient toate resursele. Pentru a realiza o foarte buna optimizare a resurselor, pentru maxim de câștig, compania are nevoie de procese bine documentate.
De ce sunt necesare procese documentate?
Imaginați-vă o lume în care fiecare sarcină este realizată în mod constant la fel, indiferent de cine o realizează, cu aceeași durată și la acelasi nivel de performanță de fiecare dată. Fiecare companie planifică și livrează ceea ce promite și astfel clienții sunt multumiți. Clienti multumiți, angajati multumiți, proprietari multumiți!
Pe măsură ce compania crește, dacă procesele sunt bine documentate și actualizate în mod constant, afacerea poate fi dezvoltată (scalată) ușor. Procesele care asigură succesul pot fi copiate cu ușurintă atât local, dar și în alte locatii fără a începe de la zero. Scalabilitatea afacerii este crucială pentru creștere și extindere.
Pentru a putea realiza o îmbunătățire reală și semnificativă este necesară stăpânirea a patru instrumente: SIPOC, HLPM, VSM și Instrucțiuni de lucru standard (SOP – Standard Operating Procedure). Aceste instrumente oferă toate informațiile necesare și reprezintă un cadru cuprinzător pentru a înțelege și îmbunătăți procesele din cadrul oricărei afaceri. Ele sustin afacerea indiferent de perioadă cu sau fără provocări.
1. Ințelegerea procesului
Pentru un management eficient al resurselor, trebuie să înțelegem procesul, iar în acest sens se foloseste instrumentul numit SIPOC (acronim care vine de la vine de la Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers). Este un instrument care ajută foarte bine pentru vizualizarea procesului la nivel macro – ca și când ar fi văzut din avion. Vezi structura, imaginea în ansamblu, dar nu vezi detaliile prea bine. Acest instrument se folosește pentru a identifica și a înțelege elementele critice ale unui proces, după cum urmează:
- Supplier: cine este furnizorul/furnizorii (date de intrare, materiale, etc),
- Inputs: ce date de intrare/resurse sunt necesare:
- Process: care este procesul analizat
- Outputs: care sunt rezultatele/livrabilele procesului
- Customers: cine beneficiază de pe urma acestor livrabile.
Pe principiul „ o fotografie face cât 1000 de cuvinte”, SIPOC furnizează detalii critice ale procesului. Prin definirea clară a componentelor procesului, se obține o primă imagine și o mai bună înțelegere a procesului. SIPOC ajută în uniformizarea înțelegerii procesului la nivel de companie, precum și pentru o comunicare mai bună.
2. Secvența în care se realizează pașii procesului
O hartă a proceselor la nivel înalt (High Level Process Map) este următorul instrument pentru un management eficient al resurselor deoarece oferă o imagine de ansamblu simplificată a procesului, pune în evidență etapele majore ale procesului și secvența în care aceste etape se realizează, precum si resursele necesare fiecărei etape și rezultatul care se obține dupa fiecare etapă.
Este foarte utilă întrucât ajută pentru înțelegerea nevoilor procesului în termenul celor 4M (Man, Methods, Materials, Machines).
- Om (Man): resurse umane necesare realizării activitătilor, precum și abilitățile necesare în acest sens.
- Metode (Methods): proceduri și tehnici necesare pentru realizarea activitătilor procesului.
- Materiale (Materials): materie primă, materiale, componente, semifabricate necesare în cadrul procesului.
- Mașini și echipamente (Machines): Echipamente și tehnologia necesară pentru realizarea procesului.
HLPM este un instrument util care ajută în identificarea zonelor unde sunt necesare îmbunătățiri, pentru eficientizarea operațiunilor și alocare eficientă a resurselor.
3. Activitati cu valoare adaugata, activitati necesare si pierderi
VSM: Value Stream Mapping
Următorul instrument pentru un management eficient al resurselor este VSM-ul. Dacă ar fi să traducem într-un mod ușor de înțeles, atunci VSM este harta valorii unui proces. Valoarea adăugată poate fi înteleasă din două puncte de vedere: valoare adăugată pentru companie și valoare adăugată pentru client.
Valoare adăugată pentru companie – este orice activitate care este plătită de către client și aduce câștig companiei.
Valoare adăugată pentru client – orice activitate care îl face să se simtă bine, indiferent dacă este o activitate pe care clientul acceptă să o platească sau este o activitate prestată suplimentar de către companie. Spre exemplu – întâmpinarea clientului cu un zâmbet pe față, oferirea de ajutor într-un domeniu care nu intră în atribuțiile angajatului, etc. sunt activități care sunt percepute bine de către client, deși ele nu sunt solicitate în mod expres.
VSM este un instrument puternic care îți permite să vezi cum se mișcă materialele și informațiile în cadrul unui proces. Într-un proces există activități care adaugă valoare, activități care nu adaugă valoare dar sunt necesare și pierderi sau irosiri.
Documentarea proceselor din acest punct de vedere, scoate în evidență ineficiența, risipa și orice altă formă de irosire și permite dezvoltarea de strategii pentru îmbunătățire.
Prin concentrare asupra întregului flux al valorii, se optimizează fluxurile de lucru, se reduc timpii de livrare și se îmbunătățeste eficiența.
4. Instrucțiuni standard de lucru
O documentare clară a proceselor permite angajaților noi să învețe mai rapid legăturile dintre etape și să înțeleagă cum trebuie să realizeze anumite sarcini. Instrucțiunile de lucru reprezintă cel mai simplu, dar și cel mai puternic instrument pentru mai bine. O instructiune de lucru bine realizată reduce cu până la 90% rata erorilor.
În principiu, acestea sunt ghiduri detaliate care descriu cel mai simplu, mai bun, mai scurt și mai eficient mod de a realiza o sarcină. Există două tipuri de instrucțiuni standard de lucru:
• Instrucțiuni interne ale departamentului: Cum să lucrezi dacă ești membru al departamentului (ex. Instrucțiuni de lucru pentru operatori, pentru tehnicieni, pentru personal întreținere, pregătirea anumitor rapoarte, organizarea unor documente, întocmirea unor documente, etc)
• Instrucțiuni inter-departamentale: Cum să realizezi o anumită activitate, dacă ești dintr-un alt departament. Ex: cum să pregătesti sau să introduci o comandă de cumpărare – este folosită de către dep. achiziții, dar este completată de către angajați din alte departamente; cum să introduci anumite date într-o aplicație software astfel încât datele să poată fi utilizate ulterior și aplicația să funcționeze.
Aceste instrucțiuni asigură consistență, reduc variabilitatea și îmbunătățesc calitatea. Ele permit angajaților să-și îndeplinească sarcinile în mod eficient și eficace.
Un angajat care știe ce are de făcut și cum trebuie să realizeze o anumită sarcină pentru a obține un anumit nivel de calitate și performanță este un angajat încântat care va dezvolta o motivație internă pentru a deveni mai bun și a lucra mai bine.
Procese documentate – multe probleme rezolvate
Există multe instrumente pentru îmbunătățirea afacerilor, însă prin utilizarea acestor patru instrumente – SIPOC, HLPM, VSM și Instrucțiuni de lucru standard – se obține un cadru robust pentru a înțelege și a putea optimiza procesele.
Nu este nevoie să fii tot timpul prezent pentru ca angajații să își realizeze sarcinile și activitățile. Trebuie doar să știe care sunt și cum să le realizeze. Iar tu poți să vezi oricând ce a făcut și cât s-a făcut.