Dacă ești gata să treci de la „curățenie” la construirea unei afaceri mai puternice, mai inteligente și mai profitabile, începe prin a face un up-grade pentru 5S.
Îmi amintesc primul proiect de 5S. Când am făcut analiza beneficiilor m-am gândit că nu justifică tot timpul și resursele utilizate. Am făcut curățenie într-o zonă de lucru, câteva fotografii și un checklist. Însă gândirea tuturor rămăsese la fel. Mulți angajați chiar refuzau să curețe întrucât nu era o muncă demnă de ei. Au trecut mulți ani de atunci și îmi dau seama cât de mult am greșit toți, de la nivelul cel mai înalt până la nivelul cel mai de jos.
Pentru multe companii, 5S este primul instrument Lean pe care îl implementează și adesea, este primul de care uită. De cele mai multe ori, companiile se mândresc cu faptul că au implementat 5S, însă când privești în jurul clădirilor spațiul este neîngrijit, companiile au probleme în a livra la timp, precum si în a-și menține marja de profit. Poți, doar, să îti pară rău pentru toate oportunitățile de eficiență și performanță pe care compania le ratează.
5S este văzut ca fiind un element de bază, vizual și care este folosit pentru a aranja frumos zona de lucru. În general, este considerat un instrument de menaj al zonei de lucru (atelier, birou, depozit, etc) și, prin urmare, este nevoie de o listă de verificare la anumite intervale de timp. Această perspectivă ratează esențialul și, mult mai important, ratează câștigul.
Despre ce este de fapt 5S?
În esență, 5S se referă la prioritizare, disciplină și claritate. Nu este o rutină, ci este un mod de a gândi care învață oamenii cum să:
• identifice ce adaugă valoare și ce nu, sau altfel spus ce este important și ce nu în afacere, companie și/sau procese;
• creeze standarde vizuale care ajută și promovează consecvența;
• elimine risipa pornind de la bază;
• mențină sistemele de lucru cu responsabilitate și într-un mod structurat.
5S dezvoltă obiceiurile și mentalitatea necesare pentru a avea operațiuni de înaltă performanță, eficiență și care sunt ușor de dezvoltat, mutat sau implementat în altă locație. Dacă 5S este bine implementat, atunci are un impact direct asupra P&L (profit și pierderi) prin faptul că:
- se reduce timpul necesar pentru a căuta, pentru reparații sau a duratelor de nefuncționare a echipamentelor;
- se îmbunătățește rata de utilizare a echipamentelor și utilajelor;
- spațiul de lucru precum și a echipamentele și utilajele sunt utilizate mai eficient, ceea ce înseamnă că compania produce și livrează mai mult;
- crește siguranța și securitatea la locul de muncă, se reduc incidentele de siguranță precum și a costurilor asociate;
- crește responsabilitatea și moralul echipei;
- se previn defecțiunile, întârzierile și costurile ascunse din cadrul proceselor.
De ce nu sunt auditurile suficiente?
În majoritatea companiilor, 5S se menține și/sau îmbunătățește prin audituri lunare. Atunci când vorbim despre audituri, vorbim despre conformare:
S-a făcut? S-a curățat? S-a etichetat?
Auditurile nu spun nimic despre vârsta sistemului sau despre oportunități de dezvoltare. Pentru un nou nivel de performanță este nevoie de un up-grade 5S pentru nou nivel de maturitate:
- Cât de bine este 5S înrădăcinat în cultura noastră?
- Ne ajută să luăm decizii mai bune?
- Se îmbunătățește performanța?
O evaluare a maturității sistemului analizează:
• Consecvența cu care se aplică în toate departamentele;
• Dacă conducerea oferă sprijin și dacă angajații se implică;
• Dacă este integrat cu indicatorii de performanță și celelalte sisteme de management;
• Dacă îmbunătățirile sunt sustenabile în timp;
• Impactul 5S asupra afacerii asupra timpului de livrare, costului și calității.
Această schimbare ajută companiile să trateze 5S ca pe o capabilitate strategică, nu ca pe un checklist.
Fiecare minut de dezorganizare este un cost. De fiecare dată când un tehnician petrece 20 minute căutând o unealtă, sau când o echipă de vânzări folosește șabloane învechite ori un operator lucrează dezordonat, compania pierde din marja de profit.
Cu cât nivelul de maturitate a sistemului 5S este mai înalt, cu atât performanța companiei este mai bună în ceea ce privește:
• bunuri vândute: mai puține pierderi, o productivitate mai mare;
• cheltuieli de operare (OPEX): mai puține întreruperi înseamnă eficiență mai mare;
• venituri protejate: mai puține erori de calitate și mai puține reclamații ale clienților;
• capital de lucru: o mai bună gestionare a spațiului și a stocurilor.
Pe scurt, 5S nu este un instrument de curățenie în zona de producție, ci este un instrument de îmbunătățire financiară deghizat.
Ce trebuie să facă companiile?
Pentru ca 5S să funcționeze la un nivel superior, companiile trebuie:
1. să îl redefiniască și să îl considere o capabilitate în domeniul afacerilor, nu ca pe o sarcină de bifat;
2. să instruiască liderii să conecteze 5S la performanța proceselor și la indicatorii cheie de performanță (KPI);
3. să evalueze maturitatea, nu doar sa bifeze cerințele pentru audit;
4. să integreze 5S în îmbunătățirea continuă a proceselor și în evaluările afacerii;
5. Să urmărească impactul pe care 5S îl are asupra vitezei procesului, asupra costului, asupra calității precum și asupra nivelului de angajament.
Companiile care tratează 5S ca pe un instrument pentru menaj sau pentru organizare vizuală, ratează una dintre cele mai simple și mai puternice pârghii pentru a îmbunătăți profitul.
Dacă ești gata să treci de la „curățenie” la construirea unei afaceri mai puternice, mai inteligente și mai profitabile, începe printr-un up-grade al sistemului 5S.
Vrei să evaluezi maturitatea sistemului tău 5S?
Hai să vorbim. La IBPE ajutăm organizațiile să treacă de la instrumente la transformarea culturii organizaționale și conectăm gândirea direct cu performanța financiară.